最近はテレワークが広く普及したため、「チャット」の利用機会が増えましたよね。手軽にやり取りできるのはありがたいですが、“文章での説明が難しい”という問題に直面することも。相手に用件をスムーズに伝えるためには、どうすればいいのでしょうか？

チャットは“認識のズレ”が起こりやすい！？

チャット使用時に“わかりにくい文章”を送ってしまうと、“認識のズレ”が発生する恐れがあります。ネット上には「間違った解釈をしたせいで、完成した企画書がすべてやり直しに…」「説明が雑だと、間違った認識の人が増える」といったコメントが。“わかりづらい文章”はミスが起こるキッカケになるので、チャットでの説明は慎重になった方がいいかもしれません。

 

しかし慎重になって短すぎるor長すぎる文章を書くのもNGです。チャットでわかりやすい文章を書くためには“要点に分ける”ことがポイント。たとえば「1つひとつの要点ごとに説明すれば、受け手が情報を整理しながら把握できる」「要点が多すぎてもわかりづらいので、3つくらいに分けるのが理想」などの声が見られました。

 

シンプルな文章を心がけるべき！

“要点に分ける”という方法のほかには、「改行して見やすい形にする」との助言も。「『改行』は必須。アリとナシでは読みやすさが全然違います」「読みやすくなるならバシバシ使っていいと思う」との主張も上がっています。

 

2つのアドバイスを取り上げましたが、それでも一文が長くなりがちな人は文の作り方を見直した方がいいかも。文をシンプルにするコツとして、「『～が』『～で』の多用は、文が長くなる原因です」「やりがちなのが『の』連続。読みづらくなるので、違う表現に変えるべき」などがあげられていました。

 

しかしどうしても説明が難しい場合は、「電話」や「資料」の活用がおすすめ。「文章で説明しきれない時はすぐに電話。細かなニュアンスは口頭の方が伝えやすい」「チャットに資料を添付するといいよ！ 勘違いが起きにくくなる」とのコメントも。状況に応じてチャットの使い方や連絡手段を変えていきましょう。

 

チャットのやり取りはめんどう…

チャットでのやり取りが欠かせない「テレワーク」ですが、“煩わしさ”を感じている人も少なくありません。NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社は、以前“テレワークと会社満足度に関するアンケート調査”を実地。在宅勤務をしている回答者に“自分自身の業務における生産性は向上した？”とたずねたところ、「やや低下」「かなり低下」を合わせて24.9％という結果になっています。

 

さらに低下した理由を見ていくと、「話せばすぐ終わることを文章にすると時間がかかる（51.1％）」「すぐに聞きたいことも返事を待つ時間のロスが発生（43.1％）」などの回答が。メールやチャットなどで情報共有をおこなうので、非効率な状況を招いてしまうようです。

 

なにごとにもメリットとデメリットはつきもの。デメリットの部分を改善するためにも、スマートにチャットツールを使いこなしたいものですね。

 

文／河井奈津

参照／NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社「テレワークと会社満足度に関する調査」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000192.000006600.html