日程調整メールを作成するときは2つのポイントに注意！
相手に失礼がないように気をつけなくてはいけない日程調整メールをですが、一度テンプレートを作ってしまえばそれほど難しいことではありません。 ただし、２点ほど気をつけたいポイントがあります。
①候補日はいくつか挙げておく
日程調整メールの作成において最も意識しておきたいのは、やりとりの往復を最小限に抑えることです。
例えば最初から「都合のいい日を教えてください」と大雑把に投げかけてしまうと、かえって相手は決めにくく面倒をかけてしまいます。
日程を決めるまでに何度もやりとりを繰り返すのはお互いに無駄な手間になってしまうので、日程の調整をお願いするときはあらかじめいくつか候補日を挙げて選択してもらう形が望ましいでしょう。
また、相手が発注先で自分が仕事を請け負う立場であるときや、相手の方が目上であるとき、多忙であることが明らかなときなどは、相手の都合を優先して候補を出してもらうようにするのもスムーズな方法です。
例：
- ご都合のよい日時の候補をいくつかお知らせください。
- 9日（月）～13日（金）の週でご都合の悪い日があればお伝えください。
②決定した日時は本文内に明記する
無事に日程調整が完了したら、決定事項が曖昧にならないように日時を本文に明記して反復するようにしましょう。
きちんとお互いに了解したことが確認されることで、約束に安心感が生まれます。
日程調整をする際に相手を不快にしないコツ
日程調整など相手に何かを依頼するメールは、書き方次第で相手の心証を損なう可能性があるので十分な注意が必要です。
まず、自分の予定を押しつけるような一方的な印象になっていないかどうか気を配り、できるだけ柔らかい表現を使うように心がけます。「～～はいかがでしょうか」「よろしければ……」「恐れ入りますが……」というように、相手にゆだねるような言い方を意識しましょう。
命令口調にならないように気をつけます。
また、正しく敬語を使うことや、日時や曜日などの表記に誤りのないように気を付けることも大切です。
日程調整の相手が社内であるのか社外であるのか、目上の人であるのか同僚であるのかなどによって、適切な文章の形はそれぞれ違ってきます。細やかな変化を加えるようにしましょう。
日程調整メールは同じ内容でも書き方次第でかなり印象が変わってくるので、慣れないうちは自分以外の誰かにチェックをお願いしてみると良いかもしれません。
スマートな日程調整メールでビジネスを円滑に
日程調整メールは扱う機会の多いビジネスメールなので、自分なりのパターンを完成させておきたいものです。
礼儀正しくスムーズなやりとりができれば、無駄がなくなり、さらに相手に好印象を与えることまでできるかもしれません。
