◆電話をかけるときのマナー
それでは、電話をかけるときのマナーにはどんなものがあるか確認しておくことにしましょう。次のようなマナーはキチンと押さえておくと良いでしょう。 ・かける時間帯を選ぶ 始業早々の時間帯は避けるようにしましょう。仕事を開始してすぐの時間帯はメールのチェックやその日の予定の確認等で忙しい時間帯です。始業開始後15分以降の電話をかけるようにすると良いでしょう。 また、昼休みや営業時間外や終業間際の電話も避けるようにしましょう。この時間帯に電話をしてしまうと配慮のない方と言うレッテルを貼られてしまう可能性もあります。 ・事前に準備を行う 電話をかけるときには、先方の社名、部署名、役職名、名前の読み方を確認しておくようにしましょう。 また、用件に必要な資料は事前に用意しておくようにすることで途中で途切れることなく手際よく話をすることが可能になります。 ・電話を切る時のマナー 電話を切るときは、基本的にかけた方から切るのがマナーです。相手がお客様の場合は先方が切ってから受話器を置くようにしましょう。 また、受話器を置くときに乱暴におくことのないように、丁寧に切るように心がけましょう。 ・相手が不在の場合の対応 電話をかけたときに、相手が不在のこともあります。そのときにはケースごとに対応が異なりますので、注意が必要です。 自分の用件で電話をした場合は、会議の終了時間や帰社時間を尋ねて、こちらから電話をかけ直すようにします。 先方の用件で電話をかけた場合は、その旨を伝えて折り返しの電話をお願いしてOKです。
◆電話を受けるときのマナー
次に電話を受けるときのマナーについて見てみることにしましょう。 ・電話は3コール以内で取る 電話がかかって来たら可能な限り早くとるようにしましょう。3コール以上鳴ってから電話を取ることになってしまったときには、「お待たせいたしました」と言って電話にでるようにすると良いでしょう。 ・相手の声や名前がよく聞き取れないときの対応マナー 電話がかかって来たときに、相手の声がよく聞き取れないことがあるものです。そのときには、そのまま電話をつないだりせず、キチンと確認するようにすることが大切です。 声がよく聞き取れないときには、「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」とお伝えすると良いでしょう。 また、相手の名前がよく聞き取れかかった場合は、「恐れ入りますが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」とお伝えして対応されることをおすすめします。 ・当事者が不在あるいは離席中の場合の対応 先方が電話をかけて来た当事者が不在だったり、離席してしまったりしていることもあります。その際には次のような対応を行うと良いでしょう。
