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加速するはんこ・ペーパーレス化!賛成72%も残すべき余地

仕事

2020.10.10

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vol.40 はんこレス・ペーパーレス化 

育児、仕事、家事、社会のこと、ママたちが普段気になっていることをCHANTOモニターに大調査!ママたちの「どうして?」を「なるほど!」に変える記事をお届けします。vol.40は「はんこレス・ペーパーレス化」についてです。

 

コロナ禍で在宅ワークを実施する企業が増える中、はんこの押印や書類の確認が在宅ワークの妨げになっていることが話題となりました。freee株式会社の調査では「テレワーク中に出社が必要となる理由」について、「取引先から送られてくる書類の確認・整理作業」が38.3%、「契約書の押印作業」22.2%と多くの人がそうした作業で出社していた状況が明らかになっています。

 

9月末には河野行政改革担当大臣が全ての府省庁に対し、行政手続きにおける押印の必要性を検討し可能なかぎり不要とするよう求めました。

はんこや紙書類でなければ対応できない人への配慮も不可欠


CHANTOモニターのみなさんは、はんこレス・ペーパレス化についてどう考えているのでしょうか?

 

「はんこレス・ペーパーレス化について賛成ですか?」という問いには72%の人が、「どちらも賛成」と回答し、高い割合となりました。他の回答は「はんこレス化に賛成」は12%、「ペーパーレス化に賛成」は11%、「どちらも反対」5%と、多くの人が改善の余地を感じていることが伺えます。

 

賛成の人が多いのには、はんこ文化や紙書類が在宅ワークだけでなく通常の業務でも妨げとなっている背景があるようです。

 

「職場のはんこ・紙書類文化によって起きる業務の支障」を尋ねたところ、「押印がなくて業務が止まる」「押印を待ってスムーズに処理できない」など「効率が悪い」という回答が最も多く、「上司にはんこをもらうタイミングを見計らうことがプレッシャーとなっている」との回答も多くなっています。

 

紙書類については、「書類の紛失」「整理が大変」「かさばって置き場がない」など紙ならではの困りごとが上がっていました。

 

課題は「誰かを置き去りにしない」未来の構築

「はんこレス・ペーパーレスが社会に定着するための課題は何だと思いますか?」には、「世代間の認識」「固定観念をなくす」などが多くなっています。一方で「パソコンやデジタル化に慣れない人への対応」も課題と答えた人も。

 

押印文化の見直し議論を促す政府の声を受けて、電子印鑑・電子契約などに注目が集まっています。そうした後押しもあり、今後、はんこレス・ペーパーレスは進むかもしれませんが、紙で確認した方がチェックしやすい人やデジタルでの作業環境がない人たちもいます。また業界によっては、はんこと紙書類を重要視するところも。

 

誰かを置き去りにすることがないよう、「必ずはんこや紙書類でなくてはいけない」「必ず電子印鑑・契約にしなければならない」ではなく「どちらかを選べる」ようにする必要があるのではないでしょうか。

慣例やシステムの整備、安全性などの課題もあり、今すぐ全ての手続きがはんこ・紙書類不要になるとは考えられません。しかし行政だけでなくさまざまな企業がはんこレス・ペーパーレスに乗り出し始めているのも実情です。選択肢は残しつつ各々が使いやすい制度が構築されることが望まれます。

 

ただ一方で、不必要なはんこや書類の作業が仕事の効率を落としていることも事実です。この機会に日々の業務の中で特に押印が必要ない書類やプリントしなくても問題がない書類など精査してみるといいかもしれませんね。

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取材・文/阿部祐子 イラスト/児島衣里

©️CHANTO調べ 調査期間:2020年8月5日〜11日 調査対象:CHANTOモニター82
参考/
テレワークに関するアンケート調査(freee株式会社) https://corp.freee.co.jp/news/telework_report-10161.html


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