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メール返信がめんどくさい!そのイライラ漢字変換の辞書登録機能で解決します

仕事

2019.10.27

毎日の業務のなかで、実はかなりの時間を取られているのがメールや文書作成。連休明けなどは、返信しなくてはいけないメールが大量に溜まっていて、1日の大半をメール返信に費やす羽目になることもあります。

そんなメール作成や文書作成の時間を短縮したいのであれば、ぜひ「辞書登録機能」使ってみましょう。今回は例を交えながら、辞書登録機能の活用術をご紹介します。


辞書登録機能とは? 


辞書登録機能とは、辞書ファイルに登録されていない単語や変換例をユーザーが自分で辞書に登録できる機能のこと。WindowsやMacにはもちろん、スマートフォンでもiPhone・Androidに関わらず備わっています。

 

特に仕事上のメールや文書などは、頻繁に使用する語句・挨拶・文章・情報がおのずと出てきます。特に「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」などの挨拶は、ほとんど定型文化していると言っても過言ではありません。

打ち慣れれば早いし大丈夫!という方もいらっしゃるかもしれませんが、急いでいる時はイライラの原因になったり、タイピングミスにもつながります。

そこで活用したいのが辞書登録機能なのです。

 

例えば「よろしくお願いいたします」の一言でも、本来ならばキーボードを26回+変換1回の計27回押すところを、「よろ」で辞書登録をしておけば変換を含めて5回だけで済みます。

こうして辞書登録をすることでキーを押す回数を圧倒的に減らすことができ、仕事の効率化や時間短縮化を可能に。実際どんな言葉を登録すれば便利なのか?例を挙げながら、いくつかご紹介していきましょう。

 

挨拶や自分の名前などは登録しておくと便利


まずは語句編。よく使う挨拶や定型文、情報などを登録しておきましょう。特に住所や電話番号は長い上に覚えにくく、おまけに間違いやすいものです。

一度辞書登録をしておけば、間違っていないよね…?というドキドキも時間のロスと手間と共に捨てることができます。

ただし、絶対に誰にも知られたくない個人情報(クレジットカードの暗証番号など)は、登録しないようにしておきましょう。


<例の見方>

左側 【辞書に登録する読み方】:右側 【辞書に登録する言葉】

 

・挨拶

おは:おはようございます。

おつ:お疲れ様です。

よろ:よろしくお願いいたします。

いつおせ:いつもお世話になっております。

です:○○会社の××(名前)です。

 

・定型文

ごか:ご確認の程、よろしくお願いいたします。

へんあり:ご返答ありがとうございます。

おて:お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

ごさ:ご査収くださいませ。

 

・情報

じn:自分の名前(name)

じj:自分の住所(jyusyo)

じt:自分の電話番号(tel)

じgm:自分のG-mailアドレス

じym:自分のYahoo-mailアドレス

 

「じ」を「かい」にして、同じように会社の住所や電話番号を登録しておくと便利です。合わせて得意先の会社や部署名などの面倒なものも入れておきましょう。

 

意外と使う矢印は登録しておきたい記号No.1 


続いて記号編です。「→」や「(株)」など、案外記号も頻繁に使うものです。変換ではなかなか出てこない記号も辞書登録しておけば、探す手間が省けます。

 

うや:↑(うえやじるし)

しや:↓(したやじるし)

いこ:=(イコール)

ぱー:%(パーセント)

mk:()(まる括弧)

kk:「」(かく括弧)

mr:●(丸記号)

li:―――――――――…(文章を区切るライン)

 

他にも(株)は「まるかぶ」や、〒は「ゆう」など、自分が覚えやすい省略の読み方をつけて色々登録していきましょう。コツとしては、語句の頭2~3文字を使ったり、自分なりに何か省略のルールを作っておくと覚えやすくなります。
   

URLを登録しておけばいちいちコピペしなくて済む


もっと入力で楽をしたい方にオススメな番外編です。

 

・URL

自社のホームページや問い合わせページなど、頻繁に使うURLがあるならばこれも登録しておきましょう。例えば「jhp」の3文字でhttps:~と、コピー&ペーストしなくともURLが出てきたらとても楽ですよね。


・言葉の統一

一つの文書の中で語句の表記が異なると、統一性がなくなり不格好ですよね。そうならないようにするためにも、辞書登録が使えます。

例えば「ベネチア」の表記を統一したい場合は、間違えがちな「ヴェネチア」や「ベネツィア」を入力しても「ベネチア」に変換されるようにしておくと良いでしょう。

他にも「会う」や「逢う」、「支払い」や「支払」など漢字や送り仮名の統一もはかれるので、試してみてください。


・HTMLのタグ

ブログの更新業務がある方などは登録しておくと便利でしょう。例えば改行一つとっても、<br>を「br」で登録しておくと記号の入力を省くことができます。

自分の職業や業務内容に合わせた登録を行うことで、より作業のスピードアップがはかれますね。

 

辞書登録でフリック入力もスピードアップ


今まではパソコンを前提にした辞書登録機能のお話でしたが、最近はスマートフォン一つで仕事をしたり、出先から片手間でメールを送ったりとスマートフォンを使う業務も多いです。

そこでも役に立つのが、辞書登録機能。コツはパソコンと同じように、自分の覚えやすい省略での登録…もありますが、スマートフォンならでは、フリック入力ならではの登録方法もあります。

んめ:自分のメールアドレス

んし:自分の住所

 

「ん」から始めることで、他の予測変換候補を避けることができます。

 

てこ:+(プラス)

かあた:「(括弧はじまり)

はらや:」(括弧とじ)

たなは:・・・(三点リーダ)

 

実際にスマートフォンで打ってみると分かりますが、キーの上で記号の形をなぞるとこのような表記になります。これならば形で覚えることができ、簡単です。特に記号は一覧表から探すのはかなり手間なので、登録しておきたいですね。  

 

辞書登録を使って仕事の効率をあげよう


文字数の多い単語や記号と文字が入り交じった住所やメールアドレスなどを辞書登録しておくと、タイピングが早くなり、ストレスフリーに時短が可能です。

この記事を参考に、「これはよく使うな…」と思ったら小まめに登録し、作業の効率化をはかりましょう!

 

文/佐藤仁美

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