毎日の業務のなかで、実はかなりの時間を取られているのがメールや文書作成。連休明けなどは、返信しなくてはいけないメールが大量に溜まっていて、1日の大半をメール返信に費やす羽目になることもあります。 そんなメール作成や文書作成の時間を短縮したいのであれば、ぜひ「辞書登録機能」使ってみましょう。今回は例を交えながら、辞書登録機能の活用術をご紹介します。


辞書登録機能とは? 


辞書登録機能とは、辞書ファイルに登録されていない単語や変換例をユーザーが自分で辞書に登録できる機能のこと。WindowsやMacにはもちろん、スマートフォンでもiPhone・Androidに関わらず備わっています。

 

特に仕事上のメールや文書などは、頻繁に使用する語句・挨拶・文章・情報がおのずと出てきます。特に「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」などの挨拶は、ほとんど定型文化していると言っても過言ではありません。 打ち慣れれば早いし大丈夫!という方もいらっしゃるかもしれませんが、急いでいる時はイライラの原因になったり、タイピングミスにもつながります。 そこで活用したいのが辞書登録機能なのです。

 

例えば「よろしくお願いいたします」の一言でも、本来ならばキーボードを26回+変換1回の計27回押すところを、「よろ」で辞書登録をしておけば変換を含めて5回だけで済みます。 こうして辞書登録をすることでキーを押す回数を圧倒的に減らすことができ、仕事の効率化や時間短縮化を可能に。実際どんな言葉を登録すれば便利なのか?例を挙げながら、いくつかご紹介していきましょう。

 

挨拶や自分の名前などは登録しておくと便利


まずは語句編。よく使う挨拶や定型文、情報などを登録しておきましょう。特に住所や電話番号は長い上に覚えにくく、おまけに間違いやすいものです。 一度辞書登録をしておけば、間違っていないよね…?というドキドキも時間のロスと手間と共に捨てることができます。 ただし、絶対に誰にも知られたくない個人情報(クレジットカードの暗証番号など)は、登録しないようにしておきましょう。
<例の見方> 左側 【辞書に登録する読み方】:右側 【辞書に登録する言葉】

 

・挨拶

おは:おはようございます。
おつ:お疲れ様です。
よろ:よろしくお願いいたします。
いつおせ:いつもお世話になっております。
です:○○会社の××(名前)です。

 

・定型文

ごか:ご確認の程、よろしくお願いいたします。
へんあり:ご返答ありがとうございます。
おて:お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
ごさ:ご査収くださいませ。

 

・情報

じn:自分の名前(name)
じj:自分の住所(jyusyo)
じt:自分の電話番号(tel)
じgm:自分のG-mailアドレス
じym:自分のYahoo-mailアドレス

 

「じ」を「かい」にして、同じように会社の住所や電話番号を登録しておくと便利です。合わせて得意先の会社や部署名などの面倒なものも入れておきましょう。

 

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