注目のキーワード

注目のキーワード
コピーしました
お使いの端末は
この機能に対応していません

今からでも遅くない!キーボードを使いこなして、仕事の効率up!

仕事

2019.08.11

普段何気なく使っているパソコンのキーボード。ひらがなが書いてあるメインのキーはよく使うと思いますが、すべてのキーを使いこなしているでしょうか?実は、それらのキーには、便利な機能がいっぱい詰まっているのです。

パソコンのメーカーやOSの種類、バージョン、使うアプリなどによって機能が異なる場合がありますが、知っておけば、WordやExcelの達人になれる機能が満載です。

そんな、今からすぐにでも自慢したくなる、キーボードの裏ワザをご紹介します。

 

ファンクションキーって? いつ、どのように使う?


いちばん上の段に「F1」~「F12」まで並んでいるキーをまとめて「ファンクションキー」と言います。「エフいち」~「エフじゅうに」と呼ばれていて、覚えていなくてもマウスで操作はできますが、ExcelやWordの文字入力に便利な機能がたくさん詰まっているのです。

それでは、各ファンクションキーの機能を確認してみましょう。

 

 F1 ヘルプ画面が立ち上がります

 F2 Excelでセル内の文字を一部分だけ変えたい時、マウス操作ならば2回セルをクリックしてから書き直しますが、マウスを使わずに、矢印キーでセルを選んでF2キーを押すと、再入力をすることが可能になります。

 F3 WordやExcelでは出ませんが、使うアプリによってはF3キーを押すだけで検索画面が出てきます。

 F4 ExcelでF4キーを押した場合、新しいファイルが開きます。

 F5 Wordでは「検索と置換」の画面、Excelではジャンプ画面が開きます。

 F6 Word、Excelともに入力時に押すとひらがなに変換されます。

 F7 Word、Excelともに入力時に押すとカタカナに変換されます。

 F8 Word、Excelともに入力時に押すと半角カナに変換されます。

 F9 Word、Excelともに入力時に押すとアルファベット(全角)に変換されます。初期設定のままならば、1度目は小文字、2度目は大文字、3度目は1文字だけ大文字に変換されます。

 F10 Word、Excelともに入力時に押すとアルファベット(半角)に変換されます。初期設定のままならば、1度目は小文字、2度目は大文字、3度目は1文字だけ大文字に変換されます。

 F11 Excelの場合、グラフ作成画面に移動しますがあまり使いません。インターネットを見るブラウザーを使っていて、全画面表示にしたい時によく使うのがこのF11キーです。

 F12 Word、Excelともに「名前を付けて保存」の画面が開きます。

 

また、キーボード下部にある「Fn」と書かれたエフエヌキーと同時に押すことでスピーカーの音を消したり、画面を明るくしたりすることができます。使っているパソコンのメーカーによってまったく違う機能が割り当てられているので、説明書を見てご確認ください。

「Prt Scr」と書かれているボタンは、スマホで言う「スクリーンショット」と同じ機能でとても便利です。単独で「Prt Scr」を押した場合はその時に見えている画面すべてを、「Alt+Prt Scr」を押した場合は、その時に使っているアプリを撮ることが可能です。

 

>>マウスを使わずキーボードだけでスマートに操作するには?

 

Home、End、PgUp、PgDnキーを使いこなせば、矢印キーを連打しなくなる!!


普段、あまり触れることはないかもしれませんが、右側に並んでいるボタンも使いこなすことで、マウスのホイールをグルグルする必要も、矢印キーを連打する必要もなく、スマートなパソコン操作ができるようになります。静かなオフィスやお客様の前でパソコン操作をする人にとってはワンランク上級に見えるボタンなので、ぜひ覚えていただきたいです。

「Home」ボタン

Word、Excel起動時、「Home」を単独で押すとカーソルが行頭に戻ります。「Ctrl」+「Home」を同時に押すと、カーソルは先頭に戻ります。マウスのホイールをグルグルしなくても、この「Home」ボタンを押すだけで一瞬で最初まで戻ることができるのです。

「End」ボタン

「Home」ボタンの反対で、同じくWord、Excelの起動時、「End」を単独で押すとカーソルは行末へ。「Ctrl」と同時に「End」を押すと、カーソルは文書の最後に移ります。行の途中にいったん戻って訂正して、さらに打ち続けたい場合、一気に行末へカーソルを持っていくことができるので便利です。

「PgUp」「PgDn」

ページアップ(ページダウン)キーと呼ばれ、ページの最初(最後)に一発で移動することができます。文書の編集中はどこに飛ぶかわからない場合が多いのであまり使いませんが、矢印キーを連打することなく、大きく戻ったり進んだりできるので、長い文章を書いている方にはとても便利な機能です。


「Shift」・「Ctrl」キーの今すぐ使える裏ワザ5つ!


文書作成でのいちばんおすすめは、「Shift」と書かれたシフトキーと、「Ctrl」と書かれたコントロールキーを使いこなすこと!それぞれひとつずつ単独では使えないのですが、パズルのように組み合わせることで便利な機能がいっぱいです。

 

「Ctrl+S」名前を付けて保存または上書き保存

いちばんおすすめしたいのが、この「Ctrl+S」の保存機能。入力中、手を止めてちょっと考えたい時などに、この「Ctrl+S」を押すクセをつけることで「せっかく1時間かけて書いたのに消えたー!!」という、あの悲しみから逃れることが可能です。

「Ctrl+X」カット、「Ctrl+C」コピー、「Ctrl+V」ペースト

マウスや「Shift+矢印」で範囲を取った部分を一瞬でカット、コピー、ペーストできてしまいます。入力速度を上げたい人や、繰り返し同じ言葉を使う人にはおすすめです!

「Ctrl+F」検索

「さっき〇〇って、ひらがなで書いたっけ?カタカナで書いたっけ?」と思った時、この「Ctrl+F」で検索画面を開いて入力するだけで、すぐに探し出すことが可能です。同じ文書の中ではできる限り表記を統一させたいと考える人にはとても便利です。

「Ctrl+Y」くり返し

「こことこことここと…」とたくさんの文字サイズと色を変えたい場合、一度マウスを使って文字のサイズと色を変えたなら、あとは範囲を選んで「Ctrl+Y」を押すだけで一瞬で文字のサイズと色が変わります。初めは装飾せずにベタ打ちにしておいて、最後に「Ctrl+F」で検索しながら、「Ctrl+Y」で文字の変更をすると、一気にできるので爽快です!

「Ctrl+Z」やり直し

間違えて戻りたい場合に便利なのが、この「Ctrl+Z」です。いくつか前まで戻ってやり直すことができるので、覚えておいて損はない機能です。

 

>>Excel入力が早くなるショートカットキーをご紹介!

Excelの入力を早く終わらせたい人には、「Tab」キーと「Ctrl」キーがおすすめ!


 

Excelで表を作る場合、「Enter」でタテにしか進めないと思われていないでしょうか?

「Tab」キーを使って横に進み、下の行に進みたい時には「Enter」を押すと行頭に戻ります。そして、いちばん上の行に戻りたい時は「Ctrl+↑」、いちばん下の行に進みたい時には「Ctrl+↓」です。行頭に戻りたい時には「Ctrl+←」、行末に進みたい時には「Ctrl+→」で瞬間移動が可能です。全範囲を選択したい場合は、「Shift+Ctrl+矢印キー」で、「Shift+矢印キー」だけならば、1行(1列)ずつ範囲を選択することが可能です。


いつも使うキーボードの特徴を理解して、ミスしやすい場所を把握しよう


キーボードで早く作業を進められるようになると、キーボードの配置によってミスする場所が決まってきます。ナンバーロックキー(NumLock)とバックスペースキー(BackSpace)が隣にあって、文字を削除したいのにテンキーを動かなくしていたり、右削除(Delete)したいのにInsert(上書き)ボタンを連打していたり…。キーボードの特徴を理解することで、ミスを減らすようにすることも、効率化には有効な手段です。

この20年間で大きく変化し続けているインターネットやパソコン、携帯、スマホ…。とはいえ、実はこのキーボードの機能だけは、この20年間、ほとんど変わることがありません。

知っているだけで得した気分になる、このショートカット機能…。あまり目立つ知識ではありませんが、マウスを持つ回数が減るだけで、入力速度が上がり、仕事の効率アップになることでしょう。「パソコンに自信がない」という人も、これを機にキーボードの裏ワザをマスターしてみてはいかがでしょうか。

ライター/佐藤仁美

あなたにオススメの記事

仕事テーマ : 【仕事術】その他の記事

仕事術
もっと見る