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ビジネスメールの基本マナーとは?

仕事

2019.06.05

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今やビジネスシーンに欠かすことのできないメールという連絡ツール。相手の都合に合わせず送れる、同時多数に連絡できるなど、多くのメリットがあります。
しかし、ビジネスメールには、プライベートなものとは違い、きちんとしたマナーがあることをご存じですか?今回はいまさら人には聞けない、ビジネスメールのマナーについてご紹介します。


<1.ビジネスメールの使い方>

ビジネスシーンに今や欠かせない、メールという連絡ツール。相手が不在でも都合が空いていなくても送ることができるし、文書が残るので電話と違って「言った」「言わない」というトラブルも起こりにくいし、そして何より同時に何人もの相手に送ることのできる一斉メールは、大幅な時間と労力の節約になるし…と、メールをビジネスにフル活用している方も多いでしょう。

しかし、ビジネスメールに関して、きちんと書き方を教わった人って、なかなかいないのではないでしょうか。
上司や先輩からひな型をもらって、適当に修正して、何気なく送っている人がほとんどではないですか?
ひょっとしたらそのビジネスメールで、あなたは何気なく相手に失礼なことをしているかも知れません。
ビジネスメールのマナーについて、ここでしっかりと確認しておきましょう。

まず、最初に考えて欲しいのは、「ビジネスメールの使い方」について。
確かにメールはこちら側(送る方)にはとても便利です、しかし相手にとってはどうでしょう。

・急ぎの要件には使わない。
相手に今すぐ連絡しないといけない、そんな時にメールを使うのは危険です。
こちらがいつでも送れる権利があるように、相手にもいつ見てもいい権利があり、人によってはすぐに見てくれない可能性があるからです。急ぎの要件は必ず電話で相手に伝えましょう。
・重要な要件は電話でも確認する。
長い話を電話でするより、メールで送った方が簡潔ですし、時間も短くて済みますが、それが重要なメールである場合、相手が見落とす可能性を考えて「今メールを送りました」「メールを送りますので確認してください」と電話で一報を入れておきましょう。
・複雑なメールは電話で解説する。
時には契約内容など、長くて複雑な要件についてのメールを送ることもあるでしょう。その場合は、相手がメールを受け取ったあと、内容に補足する形で電話をしておくと、長いメールのどこを相手が読めばいいかを伝えられますし、内容を誤解されることも防げます。
何でもメールで!が許されるのはプライベートな場合だけです。


<2.ビジネスメール書き方の基礎>

次に、ここだけは押さえておきたい、ビジネスメールの書き方についてご紹介します。

1.件名
メールの表題のことですが、この件名だけでメールの内容を伝えられる件名にするのがベストです。メール相手が自分だけならともかく、相手には毎日たくさんのメールが来ているはずです。
「おはようございます・お世話になっております」などの表題では、真っ先に優先順位を落とされます。相手がメールをすぐ開いてくれるような題名にしましょう。
例:
【ご確認】×月〇日の打ち合わせの件につきまして 〇〇会社XX(送信者の名前)

2.宛名
宛名には以下の情報を書いておきましょう
・会社名((株)などと省略をせず、正式名称で記入します)
・部署名
・役職名
・名前
・敬称(名前の後ろにつける敬称(~様)などは忘れがちなので注意しましょう)
特に、名前、役職名を間違えることは失礼にあたりますので、十分なチェックをしてから送信してください。
例:
×××株式会社 〇〇部 課長
XXX XXX 様

3.署名
メールの最後に書く送った人の情報のことです。
・名前
・メールアドレス
・電話番号(会社の電話番号、送信者の携帯番号など)
・住所(会社の住所)
レイアウトは自由なので、「*****」などと枠で囲んだりすると分かりやすいです。
例:
*********************
AAA AAA ←送信者名 
 12345@namae.jp ←メールアドレス
 株式会社○○○○ XX課
 〒100-0000 東京都XX区100番
 Tel:XXX-XXX-XXXX
*********************

・本文
以下の点に注意して文章を作成しましょう。

①あいさつ文は簡潔に。
②名乗りも短く。
③1行は25~30字以内、5行で1段落の形式で。
④5W2H(いつ、だれと、どこで、何を、なぜ、どのように、いくらで)を意識しながら、簡潔に。
⑤箇条書きできる部分は箇条書きに。
⑥最後のあいさつ文も短めに。
相手に分かりやすいように、そして極力短めを心がけましょう。

 

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<3.送ってはいけないNGメール>

ここまでの内容をマスターすれば、あなたはビジネスメールの達人、とまでは言いませんが、相手に伝わりやすいメールを書くことができるようになっているでしょう。
では最後に、こんなことを書いてはダメ、なNGメールをご紹介しておきます。

・ネット用語を使ったメール
若い人の中には、息をするようにSNSを操る人たちがいますが、そこでの言い回しをビジネスメールに使うべきではありません。
例えば(笑)、(泣)、wwwなど、ネットの中ではごく控えめと言えるこれらの表現も、ビジネスメールの中では御法度です。
・上から目線のメール
「大至急」「要回答」「厳守」など、メールにこれらの言葉を使う方がいますが、分かりやすい反面、目上の方に送るメールとしては、上から目線でものを言っているように見えるので、やめた方が無難です。
メールは電話や直接会っての会話と違い、その場の感情やノリを共感できないので、同じ言葉でも、口に出すとそんな風には感じないのに、メールの文章にすると厳しい・キツイ印象を与えてしまうことがよくあります。
相手に何かをして欲しいという依頼なら、その前に「大変恐縮ですが」「お手数ですが」「お時間のあるときに」などをつけると、印象が柔らかくなるのでオススメです。
・CC・BCCが正しく使えていないメール
ご存じだとは思いますが、
Toは宛先(メールを読んで欲しい人)
CCはメールを送ったことを知らせたい人
BCCはメールを送ったことを知らせたいが、BCCの人にメールを送ったことは、TOやCCの人には知らせたくない
という意味があります。

送ったメールに自信がないときに、CC,BCCをつけて第三者的な人に確認してもらうのは、チェック機能という意味では正しいのですが、中にはどんなメール内容であっても、多くの人をCCやBCCに指定する人がいます。
そんな部下を持つ上司のメールボックスは、常に未読メールで一杯な状態になってしまうでしょう。
それを読む上司の負担を全く考えず、すべてのメールにCCをつけるべきではありません。
また、CCのメンバー同士に面識がない場合は、CCではなくBCCにするべきです。

いかがでしたか?
意外に知らないことも多かったのではないでしょうか。あなたのビジネスメールのスキル向上に貢献できれば幸いです。

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