取引先との商談や打ち合わせを終えたとき、契約や注文をもらったときなど、ビジネスでは感謝を伝えるさまざまなシーンがあります。対面であれば直接伝えるのがベストですが、メールでお礼をしたい場合は、どのようなポイントをおさえておくとよいのでしょうか。
目次
お礼メールの目的は「感謝を伝え、相手と良好な関係を築くこと」
ビジネスシーンにおけるお礼のメールで一番重要なのは「相手と良好な関係を築きビジネスを円滑にする」ということです。
「とりあえず送っておこう」という考えで定型文を使用した形だけのお礼メールにならないように、相手のことを思い浮かべながら、気持ちがしっかり伝わる文章を心がけましょう。
ビジネスシーンにおけるお礼メール作成の3つのポイント
では、具体的にどのようにお礼メールを作成するとよいのでしょうか。押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
感謝していることを具体的に書く
まず、相手のどういった行為に対してお礼をしたいのかを考えるとよいでしょう。うれしかったことが具体的に書いてあると、こちらの深い感動や感謝が相手に伝わります。
たとえば、打ち合わせのお礼メールでは、打ち合わせの場を設けてもらったことや話を聞かせてもらったことについて書くのもひとつの方法です。
「〇〇について詳しくお話を伺うことができ大変勉強になりました」と触れてあると、相手も「話をしっかり聞いてくれていたんだな」と感じてくれるのではないでしょうか。
未来へ向けた姿勢を伝える
次に、いかにその後のビジネスにつなげていくかというポイントを考えます。
「今後ともよろしくお願いいたします」という定型の挨拶だけではなく「貴社の発展に貢献できるよう努めてまいります」と加えるのもよいでしょう。
今後の予定が決まっている場合は「〇〇の件については〇日までにご連絡いたします」と書くと、次につなげたメールになります。
タイミングはなるべく早く
最後に気にかけておきたい、お礼のタイミング。
相手に何かをしてもらった感動を伝えるためには、メールを送るタイミングはあとまわしにせずなるべく早いほうがよいでしょう。
ただし必ずしも早ければ早いほうがいいということではありません。商談や打ち合わせが金曜日の夕方に行われたなら週明けの月曜日中までに送るなど、時と場合によって対応することが大切です。
【商談や契約などシーン別】お礼メールのフレーズ
ビジネスメールで押さえておきたい感謝やお礼を伝えるフレーズについて、商談や契約などのシーン別にみていきましょう。
商談や打ち合わせ後のお礼フレーズ
商談や打ち合わせのお礼は、まずは時間をもらったことへの感謝を伝えます。
- お忙しいところ、貴重なお時間をいただきありがとうございます
- ご多忙の中、商談の機会をいただき誠にありがとうございます
次に、商談や打ち合わせの場で話し合ったことや、次に向けてどう動くかなどを具体的に書きましょう。
みずから宿題を宣言して、次のメールを送るきっかけにするというのもひとつの方法です。
- 今後のスケジュールに関してはあらためてご連絡します
- いただいた課題については社内で相談し、〇日までに回答いたします
忘れたときのために、決定事項や未決事項などを簡単に書いておくと、トラブル防止にも役立つでしょう。
契約や注文のお礼フレーズ
契約や注文をもらった場合は、まずそのことに対するお礼をストレートに伝えます。
- このたびは弊社のサービスをご採用いただき、誠にありがとうございます
- このたびは○○のご注文をいただき、誠にありがとうございます
初めての契約・注文の場合は、取引が始まることへの感謝や仕事に取り組む意欲を表現すると、前向きな姿勢が伝わるでしょう。
- 貴社とお取引できることを大変うれしく思っております
- 貴社のお役に立てるよう尽力いたします
契約や注文のお礼メールで大切なのは、今後どう進めていくかを伝えること。未定の場合でもあらためて連絡することを伝えておくことも忘れないようにしたいですね。
- 発送日については決まり次第ご連絡します
- 〇月〇日までに次回の打ち合わせ候補日についてご連絡いたします
最後に「ご質問やご要望などがございましたら遠慮なくご連絡ください」といった一言を添えると、真摯に取り組んでいることを伝えられるでしょう。
贈り物をもらったときのお礼フレーズ
ビジネスシーンで相手からなにか物をいただいた場合も、まずはお礼を率直に伝えることが大切です。
- 素敵なお品をお送りいただきありがとうございます
- お心遣いをいただき誠にありがとうございます
飲食物をいただいた場合は、味わった感想などを加えてもよいですね。
- 人気の品をいただき社員もとてもよろこんでおりました
- さっそく社員一同で美味しくいただきました
さらに、自分の思いをしっかり込めたい場合は、相手と良好な関係を継続したい気持ちを伝えるのもよいでしょう。
- これからも〇〇様の信頼にお応えできるよう、誠意をもって取り組んでまいります
お歳暮やお中元の場合は、最後に時節に触れ体調を気遣う言葉を添えてもよいですね。
- 寒さが厳しくなってきますのでご自愛ください
- 暑さはこれからが本番です。お体にはくれぐれもお気をつけください
お礼メールは感謝をストレートに伝えよう
お礼メールの文面に悩む場合は、まずは何に感謝をしているのか、その対象を書き出してみるとよいでしょう。
どんなフレーズを使うかよりも、具体的な内容で気持ちがストレートに伝わることが何より大切です。
気持ちの込もったお礼メールで、相手と良好な関係を構築し、次のビジネスの機会につなげられるとよいですね。
PROFILE 直井章子（なおいしょうこ）
ビジネスメール教育の専門家。一般社団法人日本ビジネスメール協会専任講師。同協会にて、ビジネスメールの教育研修プログラムの開発、実態調査や検定試験に携わり、研修やセミナーでの講演、執筆など活動は多岐に渡る。著書・監修本に『このフレーズが決め手! 伝わるモノの書き方のコツ』（ナツメ社）、『カリスマ講師に学ぶ！実践ビジネスメール教室』（日経BP社）、『ビジネスメールの常識・非常識』（日経BP社）がある。
取材・構成／水谷映美
