ビジネスメールのやりとりをするなかで、相手から「病気や怪我で入院をする」などの連絡をもらったとき、返信でお見舞いの気持ちを伝えたいと思っても、どのように書けばよいかわからなかったり、相手の負担にならないように伝えるにはどうすればよいか迷ったりすることもあるかもしれません。
お見舞いの言葉を添えたメールを送るときには、どのようなマナーを押さえておくとよいのでしょうか。日本ビジネスメール協会の直井章子さんに解説していただきます。
相手が打ち明けてくれた背景をくむことが大切
ビジネスの相手から病気や怪我で入院することについて打ち明けられる場面は、そう頻繁にあるものではありません。
相手が伝えてくれた理由を考えると、その背景には「仕事に穴をあけたくない」「自分が不在でも滞りなく進められるようにしたい」「迷惑をかけたくない」といった思いがあります。
返信メールで大切なのは、そうした相手の気持ちにしっかり応えること。
体の不調や不測の事態を打ち明けてくれた相手の気持ちを受け止めた上で、お見舞いの言葉をメールに添えることは、一対一の人間関係を左右する大事なやりとりでもあります。
相手の状況や気持ちを想像して、丁寧な文章を心がけましょう。
お見舞いの気持ちを伝えるメール作成のポイント
お見舞いの気持ちを伝えるビジネスメールの一番の目的は、相手を思いやり「体を大切にしてほしい」という気持ちや、回復に向けて「十分に休んでほしい」という気持ちを伝えること。
興味本位で病気や怪我の詳細をたずねることは相手の負担になるので注意しましょう。
業務を進めていく上で引き継ぎなどが必要であれば仕事について触れることになりますが、いたずらに長いメールを送らないよう配慮します。
読みやすく簡潔な文章で、返信のしやすさを心がけましょう。状況によってはお見舞いの言葉を添えて「このメールにお返事は不要です。どうぞお大事になさってください」と伝えるとよいかもしれません。
この場合、よくない出来事が続くことを連想させるような「繰り返す」「長い」などの言葉は、使わないように意識するとよいでしょう。
お見舞いメールに使える3つのフレーズ
ビジネスで、相手から入院することになったと連絡をもらったときは、シチュエーションにあわせて適切な言葉を組み合わせ、相手の気持ちに応える文章を考えましょう。
「お大事になさってください」
体をいたわってほしいという気持ちを表す「お大事にしてください」という言葉を、より丁寧に表したフレーズです。
病院などで耳にすることも多いため、比較的なじみのある使いやすい言葉でしょう。
近しい意味の「ご自愛ください」というフレーズも、同様に相手の体調を気遣う場面で使えます。
「業務に関しては私の方で進めますので、ご安心ください」などと伝えられると、相手も安心して回復に集中することができるかもしれません。
「どうぞお大事にしてください」など、「どうぞ」「どうか」などを組み合わせて使ってもよいでしょう。
「お見舞い申し上げます」
対面で行う「お見舞い」と同様に、相手を慰めたいという気持ちを表したフレーズです。
「心より」「心から」という言葉を頭につけると、心の底からという気持ちを表現します。
「一日も早いご回復をお祈りいたします」
「早くよくなってほしい」「元気になってほしい」という気持ちを伝え、相手を励ますフレーズです。
焦らされているような印象を与えたり、かえって負担をかけたりすることがないように言葉を選びましょう。
相手を気遣うお見舞いの言葉で円滑な関係を
お見舞いの気持ちを伝えるメールは、直接顔をあわせてコミュニケーションがとれない場面だからこそ、相手を気遣った言葉を選ぶことが大切です。
通常のビジネスメールよりもさらに慎重に配慮し、相手が心配していることは何かをしっかり受け止めて、自分がどう応えたら安心してもらえるかを考えるとよいでしょう。
良好な関係を維持してビジネスを滞りなく進めるためにも、いくつかのフレーズから適切なものを組み合わせて、自分の言葉でお見舞いの気持ちを伝えてみてはいかがでしょうか。
PROFILE 直井章子（なおいしょうこ）
ビジネスメール教育の専門家。一般社団法人日本ビジネスメール協会専任講師。同協会にて、ビジネスメールの教育研修プログラムの開発、実態調査や検定試験に携わり、研修やセミナーでの講演、執筆など活動は多岐に渡る。著書・監修本に『このフレーズが決め手! 伝わるモノの書き方のコツ』（ナツメ社）、『カリスマ講師に学ぶ！実践ビジネスメール教室』（日経BP社）、『ビジネスメールの常識・非常識』（日経BP社）がある。
取材・構成／水谷映美
