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知らなかった…過去のメールを瞬時に探す検索テクニック

仕事

2021.08.06

パソコンの画面を見る女性

「どこかで読んだはずなんだけど全然、思い出せない!」。大量のメールの中から今知りたい情報を探すとき、記憶を頼りにスクロールしながら探すのは至難の業。検索機能を上手く使いこなして効率的に探しましょう。意外に知らないワザがあるかもしれませんよ。

検索の方法はキーワード入力だけじゃない

使用するメーラーによって検索方法は異なりますが、ここではGmailを例にして紹介していきます。通常Gmailでの検索は、画面中央の上部にある検索ボックスを使います。

 

<やり方>

検索ボックスにカーソルを合わせてクリックします。

 

探したいメールに含まれる、キーワードを検索ボックスに入力します。キーワード単体での検索はもちろん、以下のような簡単な設定を行うことで、条件を絞り込むことも可能です。

 

  • A(スペース)B…ABが含まれるメールを検索。
  • A(スペース)OR(スペース)B…AまたはBが含まれるメールを検索。
  • A(スペース)–B…Aの検索結果からBが含まれるメールを除外して検索。

 

これらの検索方法は、GmailだけでなくGoogle検索でも利用できるので、覚えておけばネット検索の精度も格段にアップするはずです。

 

さらに、以下のように宛先や件名などを限定した検索条件も使えます。

 

  • from:(メールアドレス)送信者を指定してメールを検索。「from:me」と入力すれば、自分が送信者の検索もできます。
  • subject:(キーワード)件名に含まれる単語を指定してメールを検索。

検索オプションでさらに精度の高い検索も可能に

Gmail検索オプションを活用すれば、検索する期間をしぼりたい、添付ファイルがあるメールだけを探したい、特定のラベルをつけたメールのみ対象にするといった、さらに精度の高い検索も可能になります。

 

<やり方>

検索ボックスの右端にある「検索オプションを表示」から、詳細条件を設定しましょう。

 

Gmailの検索方法

 

日々大量のメールをやりとりしていると、必要な情報も埋もれてしまいますが、ここで紹介したようなメール検索を使えば、必要な情報を瞬時に取り出すのも簡単にできます。

 

その手軽さから、私の会社では社内の共有事項や取引先とのやりとりは、口頭で確認した内容であっても、備忘録的にメールを送って記録を残すようにしています。言った・言わないのコミュニケーショントラブルを減らせますし、何かあってもメールを探せば見つかる安心感も生まれます。

 

ぜひメール検索のスキルを磨いて、日々の業務に役立ててください。

監修/岡田充弘 取材・構成/大浦綾子

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