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優秀な人がやってる“ToDo管理術”「書き出すだけじゃ意味ない!?」

仕事

2021.01.13

仕事を滞りなく進めるために必要なのが“ToDo管理”。多くのビジネスパーソンが取り入れていますが、人によって実践方法は様々です。1日のタスクを早く終わらせるには、具体的に何をするべきなのでしょうか?

“書き出すだけ”はNG!?

“ToDo管理”の実践者が思い通りに仕事を終えているとは限りません。SNS上には、「やるべきことを書き出しているけど、思うように仕事が進められない…」といった失敗談も多数寄せられていました。どうやら“書き出す”ことのほかに、重要なポイントがあるようです。

 

“ToDo管理が機能している人”の実践方法を見ていくと、「タスクをさらに細分化。『会議』をおこなう場合、『資料の準備』『出席者にメール』など細かくメモしてる」「ランダムに書き出すのではなく、優先順位をハッキリさせてからリストアップ」などのコメントが。ToDo管理は、見た瞬間に“次にやるべきタスク”を理解できないと効果が発揮されないのかもしれません。

タスクの詰め込みすぎは禁物

“優先順位をハッキリさせる”のが大切なのはわかりましたが、どのように優先度を決めているのか気になるところ。ネット上には「締め切りの期限が近いものから優先的にクリアしていく」という声が多いなか、「集中力が必要な業務は、頭が冴えている午前中に。午後には単純作業をやる」「簡単なタスクは後回しにしない。忘れる場合があるので」といった意見も目立ちます。

 

また“進捗状況を更新”するのも欠かせない模様。「途中まで進めているのものは“進行中”、終わったものは“終了”と更新していけば残りの仕事を見える化できる」とのアドバイスが。仕事の進行状況を把握することで、臨機応変に仕事を進められるようですね。

 

ほかには「タスクの詰め込みすぎに注意」とのアドバイスも。「達成可能なToDoリストを作るのも大切。スケジュールを把握し、先延ばしできるタスクを見極めるべき」などのコメントが寄せられていました。

 

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