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仕事でエクセルを使うのであれば、ぜひ頭に入れておきたいのがエクセル関数に関する知識です。 「なんとなく難しそう……」というイメージを抱く方も多いかもしれませんが、覚えてしまえば意外と簡単! ラクラク操作で複雑な仕事もあっという間に完了できます。 エクセル関数の中でも簡単に扱え、また使用頻度が高いものを紹介していきます。自身の仕事の内容に合わせて、身近なものから取り入れてみてくださいね。

■SUM関数

エクセルで使用する関数の中でも、非常に身近なのがSUM関数です。表に入力されている数値の中から範囲を指定し、その部分の合計値を求めるための関数となります。 SUM関数を使う場合には、「=SUM(A1:A3)」などの形で、合計したいセルの範囲を指定します。 この場合は、A1からA3までのセルの合計値を求めることになります。カッコ内の数字をコンマで区切って並べることで、離れた場所のセルを合計させるほか、直接数値を入力して反映させることも可能です。 エクセル関数の中でも使用頻度が高いSUM関数は、リボンメニューの「オートSUM」をクリックすることでも使えます。 難しい知識は不要なので、関数初心者にもオススメです。

■COUNTIF関数

ビジネスでエクセルを使う場合、「条件に合ったセルのみ数えたい」ということもあるでしょう。たとえば「売上高が平均値を超えた人の数」や「焼肉弁当を選んだ人の数」を知りたい場面で、活用できるのがCOUNTIF関数です。 「COUNT」と「IF」という二つの単語から名付けられていることからもわかるとおり、ずらりと並んだ情報の中から、指定条件に当てはまるものだけをカウントしてくれます。 「=COUNTIF(A1:A10,">3")」のように、カッコ内にまず、検索を行う範囲を入力し、その後の部分で条件を指定します。 先ほどの例では、「3よりも大きい数」だけを数えてくれます。数字以外にも、"焼肉弁当”といった要領で、文字条件で絞り込むことも可能です。 「数えるだけなら自分でもできる!」と思いがちですが、数が多くなれば時間も手間もかかりますし、ミスも発生しやすくなります。ぜひエクセル関数を活用してみてください。

■SUMIF関数

SUMIF関数は、条件を指定して一致するセルを検索し、その数値を合計できるエクセル関数です。 エクセルにまとめられた来場者の中から、特定の条件に合わせて人数をはじき出したり、それぞれの注文状況に合わせて、品目別の合計金額を求めたりすることができます。 SUMIF関数は「=SUMIF(A1:A100," カッコ内で初めに指定するのは、検索範囲です。次に指定するのは検索する条件で、最後に合計範囲を指定します。 先ほどの例では、A1からA100までのセルで500以下のみを絞り込み、E1からE100までに入力されている数字の合計値を求めてくれます。 少し複雑にはなりますが、売上データや注文書を、特定の条件に合わせて計算したいときに便利な関数です。