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知ってると便利なエクセルの使い方!5つの関数とピボットテーブルが便利

仕事

2020.03.14

仕事で使う方も多いエクセル。

 

セルに手入力で数字を入れることは簡単ですが、普段使わない関数や、機能については自信がない…という方も多いのではないでしょうか?

そこで、エクセルの便利な機能についてまとめてみました!

 

SUM関数で合計値を自動的に求めよう!

エクセルで使用する関数の中でも、非常に身近なのがSUM関数です。表に入力されている数値の中から範囲を指定し、その部分の合計値を求めるための関数となります。

 

SUM関数を使う場合には、「=SUM(A1:A3)」などの形で、合計したいセルの範囲を指定します。

 

この場合は、A1からA3までのセルの合計値を求めることになります。カッコ内の数字をコンマで区切って並べることで、離れた場所のセルを合計させるほか、直接数値を入力して反映させることも可能です。

 

エクセル関数の中でも使用頻度が高いSUM関数は、リボンメニューの「オートSUM」をクリックすることでも使えます。

COUNTIF関数で条件に当てはまったセルを数える

ビジネスでエクセルを使う場合、「条件に合ったセルのみ数えたい」ということもあるでしょう。

 

たとえば「売上高が平均値を超えた人の数」や「焼肉弁当を選んだ人の数」を知りたい場面で、活用できるのがCOUNTIF関数です。

 

「COUNT」と「IF」という二つの単語から名付けられていることからもわかるとおり、ずらりと並んだ情報の中から、指定条件に当てはまるものだけをカウントしてくれます。

 

「=COUNTIF(A1:A10,”>3″)」のように、カッコ内にまず、検索を行う範囲を入力し、その後の部分で条件を指定します。

 

先ほどの例では、「3よりも大きい数」だけを数えてくれます。数字以外にも、”焼肉弁当”といった要領で、文字条件で絞り込むことも可能です。

 

「数えるだけなら自分でもできる!」と思いがちですが、数が多くなれば時間も手間もかかりますし、ミスも発生しやすくなります。ぜひエクセル関数を活用してみてください。

SUMIF関数は条件に合わせた数値を合計

SUMIF関数は、条件を指定して一致するセルを検索し、その数値を合計できるエクセル関数です。

 

エクセルにまとめられた来場者の中から、特定の条件に合わせて人数をはじき出したり、それぞれの注文状況に合わせて、品目別の合計金額を求めたりすることができます。

 

SUMIF関数は「=SUMIF(A1:A100,”<=500″,E1:E100)」のように使います。

 

カッコ内で初めに指定するのは、検索範囲です。次に指定するのは検索する条件で、最後に合計範囲を指定します。

 

先ほどの例では、A1からA100までのセルで500以下のみを絞り込み、E1からE100までに入力されている数字の合計値を求めてくれます。

 

少し複雑にはなりますが、売上データや注文書を、特定の条件に合わせて計算したいときに便利な関数です。

 

SUBTOTAL関数で集計値を出す

さまざまな集計値を求めたいときには、SUBTOTAL関数を利用しましょう。エクセルから小計を除いて集計値を出す場合、SUM関数では時間がかかってしまいます。

 

このような場面で使えるのが、SUBTOTAL関数です。

 

SUBTOTAL関数においては、指定した範囲内の数字を、指定された計算方法に従って集計してくれます。集計方法には、

1 平均値を求める

2 数値の個数を求める

3 データの個数を求める

4 最大値を求める

5 最小値を求める

6 積を求める

7 不偏標準偏差を求める

8 標本標準偏差を求める

9 合計値を求める

 

といった種類があります。「9」の合計値を求める指示を入れることで、小計を除いた数値を入力してくれます。

 

SUBTOTAL関数は、「=SUBTOTAL(9,C3:C10)」のように入力します。

 

カッコ内の最初で計算の種類を指示して、その後に希望範囲を入力すればOKです。

 

セルの途中で小計を挟んでいる場合においても、そのほかのSUBTOTAL関数が使われているセルは除外して計算を行ってくれます。

 

見やすいデータ作りには、小計の記入が非常に重要ですが、関数を使って計算をする場合、それらの数値が邪魔になってしまうケースもあります。SUBTOTAL関数を使えば、そうした問題もクリアできます。

RANDBETWEEN関数でランダムに数値を出す

表内にランダムな数値を配置したいと思ったときに、使えるのがRANDBETWEEN関数です。

自分でランダムな数字を配置しようと思っても、意志が働いてしまうケースは少なくありません。この関数を使えば、簡単に作業を完了できます。

 

RANDBETWEEN関数は非常にシンプルで「=RANDBETWEEN(1,100)」のように、カッコ内で最低値と最大値を指定すればOKです。

 

あとは指定したセルに、ランダムな数字を配置してくれます。

 

順番決めやグループ決めなどで役立ってくれることでしょう。

 

ピボットテーブルの使い方をマスターして仕事を効率化!


そもそもピボットテーブルとは一体なんのことなのでしょうか?

 

エクセルにはグラフや図といったエクセルならではの機能がありますが、ピボットテーブルはそのエクセル機能の一種です。グラフと同じく、集計した結果をわかりやすく表示するために使用されます。

 

例えば、売り上げの資料を作成する際、月ごとの売り上げや、顧客ごとの売り上げなど、項目ごとに集計する場面があるかと思います。その際、膨大な量のデータをひとつひとつを見て確認していくということはあまりないでしょう。

 

そういう場合に役立つのがピボットテーブルです。項目ごとに集計結果を出してくれるので、作業の手間がかなり軽減されます。


ピボットテーブルを活用するのにまず必要なのは?


どんなものなのかを聞いて、ちょっと便利かもしれないと思った方もいるかもしれません。でも、操作方法が難しいんじゃないの?と心配になりますよね。しかし、実は簡単に作成することができるのです。

 

まずはデータベース形式の表が必要です。こちらの表は1行目に項目名が入力されている必要があります。

例えば、月ごとの売り上げの集計結果が知りたい場合、まずは日付ごとの売り上げや明細が入力された表を作成します。

 

次に、表の中にあるセルを1つ選択します。選択するセルは表の中にあるセルであれば、どのセルを選択しても問題ありません。すると、ピボットテーブルの作成という小窓が開きます。

 

この中にテーブル範囲というものがありますが、すでに設定されているので、そのままOKを押します。

 

この作業を終えるとピボットテーブルが出てきます。たった2つの工程だけで、意外と簡単に作成できてしまいます。

ピボットテーブルの具体的な使い方は?


簡単にできあがったピボットテーブルですが、実際に活用する場合はどのように作業をすればいいのでしょうか。

 

ピボットテーブルを作成するとシートの右側にピボットテーブルのフィールドというものが出てきます。こちらを使って作業を行います。

 

このフィールド内の下側に「フィルター」・「列」・「行」・「値」という4つの枠があります。目的によりこの項目を使い分けて作業していきます。

 

フィルター:項目ごとにフィルターを作成すると、項目ごとに集計ができるようになります。

 

:横(列)方向に集計結果を出したいときに使用します。

 

:縦(行)方向に集計結果を出したいときに使用します。

 

:数字や文字データの集計が行えます。(集計するものが数字の場合は、合計や平均、最大値も求めることができます)

 

使い方は簡単。ピボットテーブルのフィールドの中にある項目名を、フィルターなど使用したいそれぞれの枠の中にドラッグするだけです。

 

これだけで簡単に集計ができてしまいます。

 

例えば、月ごとに各支店の売り上げを確認したい場合は、横に支店名が入るよう項目を選択し「列」にドラッグします。また、縦に月ごとの売り上げが入るよう項目を「行」にドラッグします。

 

それだけで、支店ごとの月の売り上げが一目でわかるようになります。

エクセルをもっと活用しよう!


データを集計して資料を作らなくてはいけないとき、エクセルの機能を知らなかったり、機能は知っていても使い方が分からず、結局時間をかけて手作業でデータを処理してしまう…なんてこともありますよね。

 

今回ご紹介したのは、ごく基本的な操作のみ。集計する項目や表示方法をカスタマイズすれば、さらに効果的に活用することも可能です!

ライター/佐藤仁美

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