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仕事の優先順位がわからない…新入社員の悲惨なエピソードに先輩たちは?

仕事

2019.08.26

仕事をする上で「業務の優先順位づけ」は大切な要素。どの業務を先に進めるべきかは、それぞれの重要度によっても左右されますよね。働く男性からは、「優先順位のつけ方がわからない」というお悩みが相次いでいます。

 

業務が増えると「優先順位のつけ方」に悩む…


入社1年目の男性は、「こなせる業務の種類が増えてきた」と喜びの声を上げていました。ところが業務が増えた分、どれから手をつけるべきかがわからなくなったそう。「どうすれば優先順位がつけられるようになるんだろう…」とお悩み中です。

 

仕事の優先順位がつけられないという彼と同じく、「次にどの業務をすべきか悩む… 考えてる時間も無駄だから、すぐに優先順位をつけられるようになりたい」「全て急ぎの業務だったりすると、テンパってしまう。『こっちを先にやって!』と注意されることも多い」「納期が迫ってるものから手をつけていますが、イレギュラーな業務が入ってくるとどれから手をつければいいのか分からなくなります」といった人も少なくありません。

 

優先順位がつけられない人からは、悲惨なエピソードも寄せられました。「順番を間違えて、当日中に終わらせるべき業務に手が回らなかった。そのせいで皆に迷惑をかけてしまい、僕自身もかなり落ち込んだ」「業務を早く終わらせようと焦るあまり、優先順位の確認を怠りました。重要な業務を見落としたりと、ミスが相次ぐ1日に」などの失敗談が。

 

ToDoリストを作ってタスク管理すべし!?


ネット上では優先順位がつけられない人の傾向もあげられています。「せっかちな性格が影響してると思う。次へ進める意識が先行して、ひとつずつ着実に終わらせられないのでは?」「優柔不断だから、いつまでも次の業務が決まらない」「周囲の目を気にしすぎなのかも。『先に楽な業務を始めると、楽をしようとしたと勘違いされる』という思い込みが強い」など、優先順位をつけられない原因を予想する意見が。自分の性格を把握することで、ついやってしまいがちな仕事のミスを防げるかもしれませんね。

 

仕事の優先順位をつけられる人からは、どのように手をつけているのかが明かされていました。「まずは誰かに聞くことを徹底する。逆に『もう聞かなくてもいいよ』と言われてから、初めて自分で順番をつけた」「自分が今しなければならないことを、紙に書き出していきます。それぞれどんな目的があるのか考えると、先にすべき業務がわかりますよ」「毎朝自分のタスクを見ながら優先順位をつける。その順番でToDoリストを作成すれば、円滑に業務が進められるから試してみて」といったアドバイスが寄せられています。

 

業務は「中長期」と「短期」に分けて取り組む!


ではどれくらい優先順位が重視されているのでしょうか? 内閣官房内閣人事局が実施した「管理職のマネジメント能力に関するアンケート調査」の結果を見ていきましょう。

 

同調査では管理職に就いている人に対して“どのような意識や取り組み、工夫をしているか”をたずねました。1番多くあげられたのは、目標・方針の共有といった「組織力の発揮」に関する工夫。次いで「コミュニケーション」を重視する人が多く、風通しの良い職場づくりに努めているようです。

 

3位には「判断・調整・優先順位づけ」がランクイン。具体的には、「中長期的なものと短期的なものに分けて取り組むようにする」といった工夫もあげられています。そのほか「人材育成」「コスト意識」「ワークライフバランスとダイバーシティ」なども上位に入っていました。

 

仕事の優先順位を上手につけられるよう、普段から自分のタスクを意識したいですね。

 

文/古山翔

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