■即レスするなら、メールにかける手間も最小限に

数多くやり取りされるメールに対して、「即レス」を心掛けるのであれば、「一通一通にかける時間を、いかに短縮するのか」が重要なポイントとなります。1通当たり「30秒」の短縮でも、50通のメールに返信しようとすれば、「25分」もの時間の差につながります。メール返信は毎日の業務ですから、時短のためにできることは、積極的に取り入れていきましょう。 よく使うフレーズや単語は、定型文として事前登録しておきましょう。これをするだけでも、メール返信の手間はぐっと軽減できるはずです。 1通当たりのメール返信時間は、平均3分、長くても5分と言われています。この時間を守れているかどうか、また守るためにはどのような工夫を取り入れるべきなのか、検討してみてはいかがでしょうか。

 

■まとめ

効率よく業務を進めていくためには、メールやSNSでの連絡に対して、できる限り即レスするのがオススメです。そうすることで、「メールを分類する手間」や「再度読み返すための手間」を軽減することができます。 メールに振り回されないためには、チェックする時間を決めたり、手間なく返信したりするための、さまざまな工夫も積極的に取り入れましょう。メール返信を制すれば、仕事上の評価もきっと上がっていくはずです。ぜひ意識してみてくださいね。