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テレワークで生産性が高い部署の共通点「有能な人材ではなく…」

仕事

2021.01.07

2021.02.04

2020年は新型コロナウイルス感染症拡大により私たちの暮らしや働き方は大きく変わり始めました。2021年も引き続きテレワークが常態化すると予測されていますが、私たちは新しい時代にどんな準備が必要なのでしょうか?

 

株式会社ワーク・ライフバランスでコンサルタントをされている桜田陽子さんに伺います。

社員評価は「期間あたりの生産性」から「時間あたりの生産性」へ

── 新型コロナウイルスの影響は未だ衰えず、2021年も出社ありきの働き方が見直されていくとおもいます。私たちの働き方は今後どのようなに変化していくと思われますか?

 

桜田さん:

社会全体でさらにテレワークが広がり、会議や営業などのオンライン化がますます進むのではないでしょうか。それにより「発展していく企業」と「取り残される企業」の二極化がさらに深刻化するといわれています。

 

── テレワークが広がり在宅勤務ができるようになったことで社員の評価がしづらくなったという声もありますが、いかがでしょうか?

 

桜田さん:

そうですね。実際にそういった相談はいくつか受けております。「在宅勤務になったことで部下たちの仕事をしている様子がわからず評価しづらい」といった内容です。これにより、かつてのような「期間あたりの生産性」を基にした評価方法では難しく、今後は少ない時間でどれだけ仕事を達成できたかという「時間あたりの生産性」を基準にする企業が増えると予想されます。

 

その一方で、短時間勤務の人たちからは在宅勤務に変わったことによりほぼフルタイムで働けるようになり、生産性も上がったという声を聞きます。もともと短時間勤務の人は効率的に仕事をこなすノウハウをわかっているので、通勤時間や子どもの送迎時間が短縮できたことにより他の人と同じだけ時間を使えるようになって、普段から効率的に仕事をしていたスタイルを存分に発揮できている、という訳です。その効率的な働き方は職場からも注目され、仕事を段取りよくこなすのが苦手な若手社員たちへの育成も任されるなど、短時間勤務をしていた人たちの評価は上がっているといわれています。

テレワークに必要不可欠な4つのスキルとは?

── 会社に長時間いることが上司のいい心象に結びついていた時代に比べると、子育て世帯にとっては好影響がありそうですね。そうした職場環境の変化があるなかで、テレワークをより円滑に進めるために求められるスキルは何がありますか?

 

桜田さん:

テレワークを円滑に進めるために必要なスキルは次の4つです。

 

  • 時間自律性高く働く
  • 現状を発信できる
  • チームで働く
  • 対面にこだわらない

 

<時間自律性>とは、在宅勤務中、誰かにコントロールされることなく自分で優先順位をつけながら1日のスケジュールを組み、仕事をこなすことのできるスキルのことです。このスキルを磨くのに有効なのが「朝メール」「夜メール」になります。

 

朝、一日の業務内容を1530分単位で組み立て、チームにメールで共有します。夜、出来た業務内容、終わらなかった業務内容を振り返りながら再びチームにメールで共有。これにより一日の時間の使い方が明確になります。どの作業にどれだけ時間が掛かってしまったのかなど、反省や気づきを得ることが出来、自らの成長へと繋げられるのです。さらに、そばにいなくても、相手の予定が見える化されるので、相談しやすいタイミングがわかるなどチームでのコミュニケーションも自然に増加し、情報共有にも役立ちます。弊社の「朝メール.com」には平常時の7倍のお問い合わせをいただいており、これだけ時間自律性を高めることへの関心が伺えます。

 

次に<現状を発信できる>。仕事の進捗状況をきちんと共有し、困っていることがあればきちんと周りに報告できるスキルのことです。テレワークでお互い離れているからこそ、きちんと情報共有し、何をしているかを知らせる、サポートが必要なときにはお互いにサポートし合えるための発信が重要です。

 

<チームで働く>は、チーム関係を上手に築くことができるスキルのことですが、Google社が社内にいる生産性が高いチームの共通点を調査した結果をご存知でしょうか?生産性の高いチームには共通点が二つあり、

 

  1. チームメンバーのひとりひとりが同じ発言量であること
  2. 自身の発言の影響を理解し相手の感情を読み取ることができる

 

だといいます。「このチーム内なら自分の意見を笑われない、拒絶されない、罰せられたりしない」という『心理的安全性』がチームの生産性に大きく関わっているということでした。

 

── 重要なのは有能な人材がいることやリーダーシップの取れる人がいることではないのですね。

 

桜田さん:

はい。また、結果を求める組織では、定量的な結果を出そうとするあまり、チームの雰囲気や関係性が悪化。結果に繋がる様々な質が下がるという悪循環に陥りやすくなるそうです。大切なのはお互いサポートし合いゴールを目指すことのできるチーム力ということですね。

 

そして最後は<対面にこだわらない>です。対面でなくても今まで通り生産性をあげられることがこれからの時代の働き方には必要不可欠となるでしょう。今は誰もが生産性高く、効率よく働くことが求められる時代です。毎回対面で時間をもらうことは、相手の時間を奪うことになるのだ、という認識も大事です。

 

さて、会議や打ち合わせなどオンライン化されることが多くなりましたが、オンラインではお互いに同じものを見て話す、ということが対面の時よりも一層大事になります。カメラをオンにしてリアルと変わらない雰囲気を作る、画面共有をしながら話す、などは基本ですが、そのほかにも必要なスキルをご紹介します。

 

例えば、データを可視化できるスキルや説明を簡潔にまとめることのできるスキル、キャッチコピーをつけるのが得意な人も重宝されるでしょう。

 

また、最近ですとグラフィックレコーディングというスキルも注目されています。略してグラレコといわれていますが、会議に出てきた内容を図解する技術です。

 

これらのスキルを習得しておくことで、今後どこへ転職したとしても必ず役に立つでしょう。30代のうちにぜひ得意や興味を活かして幅広い視野でさまざまなスキルを磨いてくださいね。

 

PROFILE 桜田陽子さん

株式会社ワーク・ライフバランスコンサルタント。前職の株式会社伊藤園では営業・販売促進・商品企画・マーケティング・小売り等の部門に在籍。親の介護、二児の子育て、夫の出向を同時に経験する中で、「仕事と介護と育児と家庭をすべて成立させる方法はないのだろうか?」と考え、福祉の先進国であるノルウェーを視察。この体験をきっかけに「日本社会全体を変えていかなければならない」と社会変革に強い想いを持つようになり、株式会社ワーク・ライフバランスへ参画。自身がテレワークや在宅勤務などを活用することで柔軟な働き方を手に入れたように、「柔軟な働き方を取り入れて全ての人が能力を発揮できるダイバーシティの実現を目指したい」と考え、地元でテレワークを活用した働き方を後押しする事業「ITC守谷」の立ち上げに携わるなど、プライベートでも積極的に地域活動で貢献している。

文/望月琴美

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