オンライン会議がムダな業務時間を減らす？

通勤などの仕事の周辺時間だけでなく、仕事そのものの時間を減らしているものとして、アンケート回答者の多くがオンライン会議について触れていました。会議時間の変化について聞いたところ、次のような結果に。

これまではつい余計な話をする人が出たり、その場で予定していなかった議題が出てしまったり、特別な理由がないのにだらだらと会議を続けてしまうというようなことが少なくなかったという意見も。

 

対面の会議の場合は「ただ出席している」だけで会議に参加しているように見えるため、活発に意見が交わされず、「う〜ん」とうなっているだけの時間が生まれてしまうこともありました。ところが、オンライン会議の場合は全員の顔が真正面から見える状態で、会議に積極的に参加しているかどうかがひと目でわかってしまいます。そのため、自然と議論が活発化し、課題解決がしやすくなったという面があるようです。

 

また、なんとなく会議のなかでなされていた情報共有が、チャットやメールでテキスト共有されることも増え、純粋に議題について会議ができるようになったことも、会議時間短縮の理由のひとつではないでしょうか。

 

オンライン会議は「40分」がひとつの目安になる？

オンライン会議の際に使用する人が多いのはzoomでした。一般ユーザーはzoomのミーティングルームを使う際に40分という時間制限があるため、今後もzoomを使い続ける人が増えるのであれば、会議時間の常識も変わっていくかもしれません。

 

それ以外に使用しているツールとしては、LINE、Skype、ハングアウトが挙げられました。その他を選んだ人の多くはteamsを使用していると回答しています。

 

テキストコミュニケーションならではの難しさ

コミュニケーションの取り方にはまだ課題があるようです。多くの人が「変わらない」と回答していましたが、「取りにくくなったと」いう回答も少なくはありませんでした。対面であれば表情や声のトーンでニュアンスまで伝えることができましたが、チャットコミュニケーションの場合は、ちょっとした言い回しのせいで相手の誤解を招いてしまうこともあります。

 

CHANTO読者の声

「コミュニケーションの手段がメールのみなので、読解力があまりない人や、シンプルな文章しか書かない人とのやり取りにストレスを感じます…」（35歳／営業事務／夫35歳、長男4歳、次男3歳）
「メールでコミュニケーションをとることが多くなりました。細かく説明したり、感情に寄り添う進め方の文を考えるのが大変です」（38歳／会社員／夫38歳　長女2歳）

 

在宅ワークによって「オフィス○○」が変わる？

もともと在宅ワークで働いていなかった人にとって、作業場所の確保は一つの問題です。アンケートの結果、49％の人がリビングを作業場所として利用していましたが、なかにはその時によって作業場所を変えるという人や、子どもの勉強机で子どもと一緒に作業をしているという人もいました。

 

また、服装やメイクにも変化が出てきています。アンケート回答者の52％が普段着で作業をしていると回答。オンライン会議のときのみメイクをしているという人は回答者の3割にのぼりました。

 

毎日人と会うことがマストではなくなるとしたら、今後は「オフィスカジュアル」や「オフィスメイク」が指すものも変わっていくかもしれません。

 

まだ手探りではあるけれど在宅ワークに感じるメリットは多い

準備期間なく在宅ワークに切り替わった人も多いですが、働き方が変わったと答えた人に在宅ワークを続けたいか聞いたところ、約67％の人が「はい」と回答しました。

作業環境の整え方や、効率の上げ方、コミュニケーションの取り方などに課題を感じる人は少なくないものの、在宅ワークを経験したことで、そのメリットに気づいたという人が7割近くにのぼりました。

 

コロナへの緊急対応としての在宅ワークではなく、今後も出社と在宅ワークを組み合わせた働き方を望んでいる読者も。

 

CHANTO読者の声

「在宅勤務に切り替わり、余裕をもって家事ができるようになりました。家族と過ごす時間も大切にしたいので、今後は出社と在宅が半々になればいいなと思います」（38歳／会社員／夫38歳、長男3歳、長女0歳）
「やっぱり通勤がかなりのストレスになるので、週1〜2回は在宅勤務にしたいですね。浮いた時間を家事などにあてたいです」（45歳／会社員／夫48歳　長女5歳　次女2歳）