プルダウンメニューが活用できるシーン

決まった文字列を入力することの多い場面では、プルダウンメニューをぜひ活用したいところ。以下のようなシーンを活用例に挙げて説明します。

 

・献立表

主食やおかずなど、一カ月の献立で同じメニューが存在する場合には、プルダウンメニューでリストを作っておけば、表の作成時間を短縮することができます。

 

・社員名簿

部署名や役職など、決まった文字列を入力する項目では、ミスなく入力することができます。


また、ファイルを複数人で共有して使用する場合、プルダウンメニューを使えるようにしておけば、人による入力のばらつきをあらかじめ防ぐことができます。

 

・お歳暮などの送付管理

年賀状やお歳暮など、一度に多くのお客様宛てに品物を送るときは、プルダウンメニューでステータス管理をしましょう。


たとえば、送付が完了したお客様のステータスには[送付済み]、まだ送付していないお客様のステータスには[未送付]などをプルダウンで選べるようにしておけば、あわただしい作業でも効率的に管理できます。

 

・アンケート

「はい」「いいえ」や、選択解答のようなアンケートをエクセルで集約する場合には、プルダウンメニューが活躍します。回答者が回答内容をリストから選択できるので、アンケートに答える時間も短縮できます。

 

さらに、データが多くなった場合には、オートフィルタ機能をあわせて使うと便利です。必要なデータをソートすることで集計しやすくなったり、探しているデータが見つかりやすくなったりといった効果があります。オートフィルタ機能の使い方は以下の通りです。

 

１．データの入ったセルのいずれかを選択した状態で、[データ]タブの[フィルター]ボタンをクリックする


２．見出しのセルにプルダウンメニューが表示される


３．抽出したい列の見出しのプルダウンメニューをクリックし、該当の項目を選択する


４．３で選択した項目が含まれたデータのみエクセルシート上に表示される

 

オートフィルタ機能はデータが多く入力されたエクセルシートで検索性を上げるために効果的です。特定のデータだけを集計したり、必要なデータだけを抽出したレポートを作成するシーンで活用することができるでしょう。


プルダウンメニューを活用して仕事の効率をアップ！

プルダウンメニューの活用方法やメリット、活用シーンなどをご紹介しました。


やり方さえ覚えて、活用できるシーンがイメージできていれば、業務効率を上げてくれる頼もしい機能なので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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文／佐藤仁美