ビジネスにおけるコミュニケーションツールは、手紙や電話からメールへ、そしてチャットへとどんどん進化し続けています。

 

ここでは、より気軽でスムーズ、かつ礼節を欠かないコミュニケーションを実現するためにビジネスチャットで気をつけたいポイントを6つご紹介します。

チャットとメールのマナーは別物？

ビジネスシーンでの連絡といえば電話かメール、というのが今までのスタンダードでしたが、最近ではチャットを使って連絡をする人も増えてきているようです。 企業によっては、チャットをオフィシャルな連絡方法としているところも。

 

PCやスマートフォンを使った文字によるコミュニケーションツールという点では、メールとチャットは似通っているように思えます。 確かにチャットとメールのマナーには共通する部分も多くありますが、メールのビジネスマナーをそのままチャットに持ち込む必要はありません。

 

例えば、ビジネスメールを作成する際は、必ず冒頭に相手の名前を入れて、挨拶をしてから自分も名乗り……というように、一通りの定型というものがあります。 しかしチャットはテンポよく会話をしていくツールですから、メールのようにかしこまった形式を意識する必要はないでしょう。

 

ただし、当然場面に応じて、最初に挨拶をしたり最後にお礼の言葉で締めくくったり……という必要は生じるはずです。

 

メールよりも気楽なイメージのあるチャットですが、ビジネスにおけるコミュニケーションツールとして使う場合はプライベートと異なるので、相手に失礼のないように心がけましょう。

マナー1：文章のボリュームに注意

また、チャットでは長文を避け、できるだけ短い文章で簡潔に相手に伝える必要があります。 伝えたいことがたくさんあるからといって、だらだらとした長文をチャットで送ると一方的な印象を与えかねません。

 

一目見て、ぱっと全体が頭に入ってくる程度のボリュームに抑えるように心がけましょう。

 

また、チャットというツールには気楽な印象があります。 しかし、ビジネスシーンで利用する場合は、きちんと相手に敬語を使い、正しい日本語を使うことが大切です。

 

とはいえ、文章のボリュームを抑え、相手にとって読みやすい文章にするために、手紙やメールと比べ敬語はやや控えめでも構わないでしょう。 礼儀正しい言葉遣いを忘れてはいけませんが、多く字数を取りがちな敬語は、チャットでは少し過剰な印象となる可能性があります。

 

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