ビジネスメールの件名は簡潔にわかりやすく！

ビジネスメールの基本としてもうひとつ忘れてはならないのが「件名」です。

 

 

 

ビジネスメールの件名は、受け取った相手が、件名を見ただけでメールの内容に見当がつくようにすることがポイントです。 なるべく具体的かつ簡潔に、日付や企画、商品名、氏名などを入れることでうっかりスルーされてしまわないように工夫しましょう。

 

 

 

また、【】などの記号を使った件名は目にとまりやすく効果的です。

 

一見して迷惑メールに見えてしまうようなぼんやりした件名は避けます。どうしても具体的な件名がつけにくい場合には、自分の名前などを加えておくと安心して開封してもらえます。

 

 

 

また、用件が複数あるときは件名でわかるように記しておくことで見落としを防ぐことができます。

 

 

 

件名は長すぎると表示しきれないので、20字程度に収めるよう意識しましょう。

 

間違いやすいTo、CC、BCCを使い分けるポイント

さて、最後に完成したメールを送信するときの重要なポイント。

 

 

 

送信先には「To」「CC」「BCC」の3種類の設定があり、場面に応じてそれぞれ使い分けることが必要です。


To

メールを送信したいメインの相手。用件を確認・返信してもらう。

CC

メールの用件を共有してほしい相手。参考としての連絡、確認のための共有などを目的に送信して、返信を求めない。同一のメールを受け取った人は「CC」に設定された送信先の名前やメールアドレスを見ることができるので、絶対にお互いに面識のない人たちにCCで一斉送信してはいけません。一方で、仲間内での連絡であれば、そのメールを誰が共有しているのか一目で確認することができます。

BCC

「BCC」に設定された送信先の名前やメールアドレスは、他の人から見ることができません。お互いに面識のない相手に一斉送信するような場合には、必ずBCCを使います。

 

 

To、CC、BCCの使い分けは、間違うと相手からの信頼を大きく損なう可能性があります。送信の前に必ずチェックする習慣をつけましょう。送信先を選択する際には、同姓同名や送り間違いのないように注意します。

 

また、ビジネスメールではなるべく素早い連絡を心がけ、送られてきたメールにはできるだけ一営業日以内に返信するようにしましょう。

 

できる人だと思われるビジネスメールを書くために

慣れないうちは毎回緊張してしまうビジネスメールですが、基本的な構成を理解して自分なりのテンプレートを完成させていけばスムーズに文面を完成させられるようになります。 苦手意識から連絡がおろそかになることのないよう、ビジネスメールの書き方を練習してみましょう。

 

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文／佐藤仁美