「どこかで読んだはずなんだけど…全然、思い出せない！」。大量のメールの中から今知りたい情報を探すとき、記憶を頼りにスクロールしながら探すのは至難の業。検索機能を上手く使いこなして効率的に探しましょう。意外に知らないワザがあるかもしれませんよ。
検索の方法はキーワード入力だけじゃない
使用するメーラーによって検索方法は異なりますが、ここではGmailを例にして紹介していきます。通常Gmailでの検索は、画面中央の上部にある検索ボックスを使います。
＜やり方＞
①検索ボックスにカーソルを合わせてクリックします。②探したいメールに含まれる、キーワードを検索ボックスに入力します。キーワード単体での検索はもちろん、以下のような簡単な設定を行うことで、条件を絞り込むことも可能です。
- A（スペース）B…AとBが含まれるメールを検索。
- A（スペース）OR（スペース）B…AまたはBが含まれるメールを検索。
- A（スペース）–B…Aの検索結果からBが含まれるメールを除外して検索。
これらの検索方法は、GmailだけでなくGoogle検索でも利用できるので、覚えておけばネット検索の精度も格段にアップするはずです。
さらに、以下のように宛先や件名などを限定した検索条件も使えます。
- from:（メールアドレス）…送信者を指定してメールを検索。「from:me」と入力すれば、自分が送信者の検索もできます。
- subject:（キーワード）…件名に含まれる単語を指定してメールを検索。
検索オプションでさらに精度の高い検索も可能に
Gmailは検索オプションを活用すれば、検索する期間をしぼりたい、添付ファイルがあるメールだけを探したい、特定のラベルをつけたメールのみ対象にするといった、さらに精度の高い検索も可能になります。
＜やり方＞
検索ボックスの右端にある「検索オプションを表示」から、詳細条件を設定しましょう。
日々大量のメールをやりとりしていると、必要な情報も埋もれてしまいますが、ここで紹介したようなメール検索を使えば、必要な情報を瞬時に取り出すのも簡単にできます。
その手軽さから、私の会社では社内の共有事項や取引先とのやりとりは、口頭で確認した内容であっても、備忘録的にメールを送って記録を残すようにしています。言った・言わないのコミュニケーショントラブルを減らせますし、何かあってもメールを探せば見つかる安心感も生まれます。
ぜひメール検索のスキルを磨いて、日々の業務に役立ててください。
監修／岡田充弘 取材・構成／大浦綾子
