知ってると便利なエクセルの使い方！5つの関数とピボットテーブルが便利

仕事で使う方も多いエクセル。

セルに手入力で数字を入れることは簡単ですが、普段使わない関数や、機能については自信がない…という方も多いのではないでしょうか？そこで、エクセルの便利な機能についてまとめてみました！

SUM関数で合計値を自動的に求めよう！

エクセルで使用する関数の中でも、非常に身近なのがSUM関数です。表に入力されている数値の中から範囲を指定し、その部分の合計値を求めるための関数となります。

SUM関数を使う場合には、「=SUM(A1:A3)」などの形で、合計したいセルの範囲を指定します。

この場合は、A1からA3までのセルの合計値を求めることになります。カッコ内の数字をコンマで区切って並べることで、離れた場所のセルを合計させるほか、直接数値を入力して反映させることも可能です。

エクセル関数の中でも使用頻度が高いSUM関数は、リボンメニューの「オートSUM」をクリックすることでも使えます。

COUNTIF関数で条件に当てはまったセルを数える

ビジネスでエクセルを使う場合、「条件に合ったセルのみ数えたい」ということもあるでしょう。

たとえば「売上高が平均値を超えた人の数」や「焼肉弁当を選んだ人の数」を知りたい場面で、活用できるのがCOUNTIF関数です。

「COUNT」と「IF」という二つの単語から名付けられていることからもわかるとおり、ずらりと並んだ情報の中から、指定条件に当てはまるものだけをカウントしてくれます。

「=COUNTIF(A1:A10,">3")」のように、カッコ内にまず、検索を行う範囲を入力し、その後の部分で条件を指定します。

先ほどの例では、「3よりも大きい数」だけを数えてくれます。数字以外にも、"焼肉弁当”といった要領で、文字条件で絞り込むことも可能です。

「数えるだけなら自分でもできる！」と思いがちですが、数が多くなれば時間も手間もかかりますし、ミスも発生しやすくなります。ぜひエクセル関数を活用してみてください。

SUMIF関数は条件に合わせた数値を合計

SUMIF関数は、条件を指定して一致するセルを検索し、その数値を合計できるエクセル関数です。

エクセルにまとめられた来場者の中から、特定の条件に合わせて人数をはじき出したり、それぞれの注文状況に合わせて、品目別の合計金額を求めたりすることができます。

SUMIF関数は「=SUMIF(A1:A100,"

カッコ内で初めに指定するのは、検索範囲です。次に指定するのは検索する条件で、最後に合計範囲を指定します。

先ほどの例では、A1からA100までのセルで500以下のみを絞り込み、E1からE100までに入力されている数字の合計値を求めてくれます。

少し複雑にはなりますが、売上データや注文書を、特定の条件に合わせて計算したいときに便利な関数です。

SUBTOTAL関数で集計値を出す

さまざまな集計値を求めたいときには、SUBTOTAL関数を利用しましょう。エクセルから小計を除いて集計値を出す場合、SUM関数では時間がかかってしまいます。

このような場面で使えるのが、SUBTOTAL関数です。

SUBTOTAL関数においては、指定した範囲内の数字を、指定された計算方法に従って集計してくれます。集計方法には、 1　平均値を求める 2　数値の個数を求める 3　データの個数を求める 4　最大値を求める 5　最小値を求める 6　積を求める 7　不偏標準偏差を求める 8　標本標準偏差を求める 9　合計値を求める

といった種類があります。「9」の合計値を求める指示を入れることで、小計を除いた数値を入力してくれます。

SUBTOTAL関数は、「＝SUBTOTAL(9,C3:C10)」のように入力します。

カッコ内の最初で計算の種類を指示して、その後に希望範囲を入力すればOKです。

セルの途中で小計を挟んでいる場合においても、そのほかのSUBTOTAL関数が使われているセルは除外して計算を行ってくれます。

見やすいデータ作りには、小計の記入が非常に重要ですが、関数を使って計算をする場合、それらの数値が邪魔になってしまうケースもあります。SUBTOTAL関数を使えば、そうした問題もクリアできます。