メールで連絡してもOKな場合とは？
本来は電話で連絡しなければいけないものの、どうしてもそれが不可能というケースもあるはずです。
例えば、吐き気などで電話で話すのもままならない、声が出ないほどひどい風邪をひいている、といった時などはメールを使って連絡しましょう。
電話で連絡した方が体調の悪さは伝わるかもしれませんが、きちんと説明ができなくては意味がありません。
メールで連絡する場合は、その理由をきちんと書き加えるようにしましょう。
体調不良などの欠勤連絡をメールで当日にする場合は、遅くとも始業の1時間前までには行いましょう。
始業直前の連絡となると、忙しい時間にわざわざメールを読んでもらうということになってしまうので、余裕を持って早めに送るようにしましょう。
欠勤・遅刻の連絡で使える文例集
メールで連絡する際に抑えておきたいポイントは「お詫び」「欠勤の理由」「今日の予定への対応」の3つです。
また件名には、本文を見なくてもひと目で用件がわかるような文章と自分の名前を書くようにしましょう。
体調が悪い中メールの文面を考えるのはなかなか大変なことですが、これだけは仕事の一環だと思ってきちんとした文面で送ることを心がけるようにしたいものです。
では、実際に使える文例をご紹介しましょう。
件名：体調不良による欠勤のご連絡 〇〇（自分の名前） 本文：
△△部長 おはようございます。
朝のお忙しい時間に申し訳ありません。 実は昨晩より38度台の熱があり、今現在も下がりません。 喉に強い痛みがあり話すことが難しいため、メールにてご連絡を差し上げましたことお詫び申し上げます。
ご迷惑をおかけすることになり大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか？
インフルエンザということも考えられるので、病院に受診しようと思っております。
本日抱えている案件につきましては、□□さんにフォローをお願いするつもりです。
メールは定期的に確認いたしますので、緊急の確認事項などありましたらご連絡いただけますでしょうか。
体調不良が長引きそうであれば、また改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。 どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（自分の名前）
メールの場合、電話に比べて細かな感情表現が伝わりにくいといったデメリットがあります。
一方的な報告ととらえられないように、しっかしとお詫びの言葉を書くことを忘れないようにしましょう。
丁寧で迅速な連絡でトラブル回避を
体調不良のとき無理をして出勤しても、優れたパフォーマンスの仕事はできないでしょう。
また職場での感染予防の観点からも、きちんと休むことは必要なことです。
だからこそ、迅速な連絡とお詫びの言葉をしっかりと伝え、周りに迷惑をかけないようにすることが大切です。
体調不良が原因で遅刻や欠勤する際には、今回ご紹介した文例も参考にしてみてくださいね。
