相手に失礼があってはならないビジネスメール。
最近ではビジネスチャットでカジュアルに連絡をとるというケースも増えてきているため、ビジネスメールに苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか？
ビジネスメールを書くコツは決まった“型”を身に着けること。“型”さえできれば、毎回頭を悩ませることはありません。
さっそく、具体的な構成を見てみましょう。
ビジネスメールの基本の構成とは？
ビジネスメールの構成は、一般的に
①宛名
②挨拶
③名乗る
④用件
⑤結びの言葉
⑥署名
となります。
つい難しく考えてしまいがちですが、この流れを身に着けておけば、用件を入れるだけでスムーズにメールを作成することができます。
①〜⑥を順番にみていきましょう。
①宛名
ビジネスメールでは、冒頭に送る相手の名前を入れます。
宛名を書くときは、一般的に会社（団体）名、部署名、役職名、氏名、敬称といった順に書きます。
「部長様」「課長様」のように役職名に敬称を加えて書くのは誤った表記です。
ここで間違いがあっては第一印象が最悪です。人名は誤字脱字が起こりやすいので。送信前には一字一字じっくりチェックしましょう。
②挨拶
唐突に用件へと入るのではなく、挨拶の一文を入れます。
一般的な文言は「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」などです。
より丁寧に挨拶をするのであれば、「平素は格別のご高配を賜りまして、誠にありがとうございます」というような文言を使うこともできます。
相手との関係性に合わせて、挨拶の言葉を選びましょう。
初めてメールする人には「初めてご連絡させていただきます」、しばらく連絡していなかった人には「ご無沙汰しております」などと一言添えるとスマートです。
③名乗る
続けて、自分の社名、所属、氏名を順に記して名乗りましょう。
自分がどこの誰なのか、相手がすぐにピンと来ない可能性がある場合は「先日△△のパーティーで名刺を交換させて頂いた」などの形で補足をしておくと良いでしょう。
④用件
ビジネスメールでは、相手に失礼のない丁寧な言葉を使うことはもちろん、とにかくわかりやすく、簡潔な文章を書くことを心がけましょう。
相手からの返信が必要な場合には、回答の欲しい用件がハッキリと明確に伝わるように気をつけます。
だらだらした長文は読みづらいので、箇条書きや罫線を活用するとスッキリした印象になります。
⑤結びの言葉
結びの言葉は一行程度で構いません。
「何卒よろしくお願い申し上げます」「今後とも（引き続き）何卒よろしくお願い申し上げます」などの文言が一般的です。
⑥署名
末尾には、自分の連絡先を記載します。 最低限入れておくべき要素は、以下の通りです。
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会社（団体）名、部署名
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氏名
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郵便番号、住所
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電話番号、FAX番号
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メールアドレス
- WEBサイト名、URL
署名は会社でテンプレートが用意されている場合も多いようです。 また、メールシステムによってはテンプレートとして署名を自動で挿入する設定にすることもできます。
