新学期がスタートしましたね。新しいクラスになって、早速もらうのが保育園や幼稚園、学校からの大量のプリント類！我が家にも子供が2人いますが、健康調査の紙から緊急連絡時の案内、近郊施設のイベント案内チラシなど、初日は1人の子供あたり約20～30枚のプリントを持ち帰ってきました。忙しいママにとってこのプリント類の整理や提出物の記入だけでも、相当な大仕事ではないでしょうか。 これほどプリントの量が多いのは学年始めだけですが、それでも学校からのプリントは1年間ずっと続きます。4月のこの時期にプリントを整理する仕組み作りをしておけば、毎回のプリント整理がラクになる上、提出忘れもなくなりますよ。みなさんのご家庭にあるものを使って、簡単に整理する方法をご紹介しますね。
提出忘れがなくなる！プリント整理法
１．プリントが家にやってきたら、まず分ける！
子供がプリントを持ち帰ってきたら、内容を確認しながら3つに分けます。
・ 読んだら終わり、のプリントは捨てる
・ 提出物はできるだけ早く記入する
・ 今後必要なものだけを保管する
大切なのは、プリントを〝そのまま全部置かない”ことです。最初の段階で残さないといけないものか、捨てていいものか出来るだけ早く分け、不要なプリントは手放しましょう。これだけで、紙の量がぐぐっと減りますよ。
２．クリアファイルで大まかに分類、立てて収納する
色んなファイリング方法がありますが、今回はどのご家庭にもあるクリアファイルを使ってプリント管理をする方法をご紹介します。
① まず、家に余っている透明のクリアファイルを数枚用意して下さい
② 次に、自分が残しておきたいプリントを大まかに分類します
小学校や保育園、習い事、子供会･･･等。子供の名前別に分けても構いません。分類の数はあまり細かくしすぎると分けるのが大変になりますので、多くても５つくらいまでがオススメ。分類が決まったら、クリアファイルの端にマスキングテープなどを使って、ラベルを付けておきましょう。
③ ママが使いやすい場所にプリントコーナーを決め、クリアファイルは立てて収納します
キッチンやカウンターの隅など、手に取りやすく見やすい場所がオススメですよ。我が家の場合はダイニングの椅子に座ったまま手が届く本棚をプリント類の置き場所にしています。
書類は積み重ねると下のものが取りにくくなる上、探すのも大変です。また穴をあけてファイルに綴じるのは手間で続きませんし、捨てるときも外しにくい。しかしクリアファイルだと分けたジャンルに挟むだけなので簡単。透明のクリアファイルなら中の内容も見えやすいので、忙しいママにも続けられる簡単プリント整理の仕組みです。
３．プリントを捨てる基準は“日付が過ぎたもの”
では次に、このクリアファイルの中身の管理方法をお伝えしていきましょう。クリアファイルでプリント管理をしていると「いつの間にか、ファイルの中がパンパンで溢れてしまって…という声もよく聞きますが、ルールを決めておけば大丈夫です。
まず、クリアファイルには後で見る必要があるものだけを保管するようにしましょう。主に、学校のルール関係や行事のプリント類だと思います。一度読んだら内容はOKというプリントはクリアファイルにはさまず、その前の段階で処分して問題ありません。
次にクリアファイルへの入れ方ですが、だいたい“日付が近い順から前に並べて入れる“ようにしておくと、使う時に見やすくなりますよ。直近の行事が前の方、年間行事が一番後ろになるイメージです。そして、子供が新しいプリントをもらってきて、クリアファイルにはさむ都度、終わった行事プリントは廃棄していきます。 これだとプリントが溜まりすぎることはありません。
４．捨てづらい紙の保管は“データ化”がオススメ！
プリント類の中には、ファイルしておくほどでもないけどちょっと置いておきたいな、と捨てるのを迷われるものもあるかもしれませんね。例えば子供と行くかもしれないイベントのチラシや、終わった学年の学級通信など。自分の子供の感想などが掲載されていると、思い入れもあってなかなか手放しにくいですよね。でも、それらを全部置いておくスペースもありません。そんな場合は、紙をスキャンしてデータ保存しておきましょう。
スマホで写真をカメラ撮影すれば画像にはなりますが、検索が大変だった経験はありませんか？スキャナーにはＯＣＲ（文字認識）機能がついていますので、スキャンしたデータをパソコンに保存しておいたり、文書管理アプリなどと連携させて、キーワード検索できるようにしておけば後からでも見やすくなります。また家族とも読み取ったデータを共有することが出来るので、例えば子供の学校行事プリントもスキャンしておくと、パパも会社で携帯を使って子供のプリントが見れたり、イベントチラシを確認しながら休日の予定を考えたりなど、情報を外に持ち歩けるようにもなります。
今は便利なグッズも色々出ていますので、忙しいママも時間をかけずサクッとプリント管理をしたいですね。必要なものがすぐに見つかるとイライラも減りますし、時間にも余裕が出てくると思いますよ。ぜひ実践してみてくださいね。
文／笹田奈美子
