テレワークが普及し、自宅で仕事をする人が増えています。気がつけば書類がたまってデスク回りがモヤモヤ…さらには、家電の取扱説明書や、子どものプリントも増え続け、どこから手をつければいいのかわからない！という人もいるのでは。
「捨てない片づけ」を提案している米田まりなさんに、たまりがちな書類を片づけるコツを教えてもらいました。
書類の整理は「現物であるべきか」に注目
── 書類って本当にすぐたまってしまいます。書類整理の手順を教えてください。
米田さん：
デジタル化が進み、紙の現物がなくても困らない書類はたくさんあります。まずは「現物であるべきかどうか」で分類しましょう。
現物でなくてもいい書類、たとえばインターネット上に同じ情報が載っているモノは、処分しても大丈夫です。
特に最近、家電の取扱説明書は、インターネット上に公開されているので、保証書部分のみを切り取って処分しても問題ありません。ただ、故障したときに品番がすぐにわかると便利なので、私は表紙部分も切りとって保管しています。
インターネット上になくても、データで管理できるものはスキャンしたり写真を撮ったりして処分します。
料理のレシピや子どもの学校のプリントなどは、紙よりスマホで見られるほうが便利ですよね。セミナーのテキストなどページ数が多いモノは、スキャン代行サービスを利用するのもおすすめです。
現物マストの書類は提出期日と保管期限で管理
── 現物でなければいけない書類には、提出物のように何かしらの処理が必要なモノ、保管義務があるモノなどがありますね。これらはどう管理すればいいでしょう。
米田さん：
現物でなければいけない書類は、まず「処理の予定があるモノ」と「保管義務があるモノ」に分類します。
処理の予定があるモノ、たとえば役所に提出する書類は、期日ごとにクリアファイルに入れます。このとき、内容ではなくて、期日ごとに管理するのがポイントです。処理日はラベルに書いておき、カレンダーにも登録しておきましょう。
処理の必要はないけれど、一定期間保管義務がある不動産関係や年金関係の書類などは、項目別に保管します。
これらはしょっちゅう見るものではないので、保管場所は押し入れの奥など、取り出しにくい場所（バックヤード）で構いません。
保管期限があるものは、期限ごとに管理すれば、期限が切れたらそのまま捨てられます。私はジップロックに入れて保管しています。そうすることで大きさが揃い、スッキリ保管できますよ。
子ども関係の書類も手順は同じ
── 子どもの学校や習い事のプリントが、すぐにあふれてしまいます。
米田さん：
「学校のプリント」「習い事のプリント」とひとくくりにしてしまうのはよくありません。これらも、整理のしかたは同じで、まずは「現物が必要か、必要でないか」で分類し、現物が不要なら処分しましょう。
現物が必要なモノは、「処理の予定があるモノ」と「保管義務があるモノ」に分けます。
処理の予定があるモノは、期日ごとにファイルで管理し、リマインダーを忘れないこと。保管義務があるモノも、保管期限ごとに管理しましょう。
「期日」で管理するのが、提出漏れを防ぐコツ、「期限」ごとに管理するのが、不要なモノをためないコツです。
── 記念に残しておきたいテストやプリントはどうすればいいですか。
米田さん：
子どものプリントのなかには、処理も保管も不要だけれど「愛情があって捨てられないモノ」がありますよね。満点の答案とか、子どもが表彰された記事が載っているおたよりとか。
これは書類ではなくて、子どもの作品と同じ思い出の品として、「思い出ボックス」に入れましょう。
収納はA4クリアファイルをボックスに立てる
── 書類の収納には、どのような方法がおすすめですか。
米田さん：
書類は寝かせて積み重ねるよりも、立てて収納するほうがいいです。
期日ごとにA4のクリアファイルに入れて、ファイルボックスにまとめておきましょう。ファイルボックスは、つっこむだけのシンプルなものがおすすめ。
「夫」「妻」「子ども」のように人別に管理して、ファイルがいっぱいになったら整理すると決めておくといいですね。
私は週1回30分ほど片づけタイムをつくっています。とくにルールは決めずに、「最近触っていないな」という場所を整理するんです。そのなかにファイルボックスの整理を組み込んでおけば、書類があふれることはないですよ。
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取材を終えてあたりを見回すと、さまざまなジャンルの書類が横たわり積み重なっていました。米田さんに教えていただいた手順で整理したら、30分ほどでスッキリ。書類の整理は時間も労力もあまりかからないのがいいですね。
PROFILE 米田まりなさん
取材・文／林優子 イラスト／はり
