上司から「次の会議の資料、印刷しておいて」と頼まれた。指示された仕事をやったのに、なぜか上司は不満そう…。えっ、コレって私が悪いの？プロコーチとして多数の現場をみてきた斉藤由美子さんにうかがいました。
上司から「印刷して」とだけ言われたら？
「言われたことしかやってくれない」「もっと自分で考えて動いてほしい」。
私はさまざまな企業で社内コミュニケーションが円滑に進むサポートをしていますが、特に管理職の方からこんな悩みをよくうかがいます。例えば、資料を印刷する簡単な作業でさえ、次のようなすれ違いが起こることも。
上司「さっきお願いしていた資料の印刷、もうできている？」 部下「はい。こちらです」 上司「あ…これ、全部A4で印刷しちゃったの？」 部下「えっ、ダメでしたか？」 上司「ほら、このページ。文字が小さくて読めないよね。あと、資料ごとにまとめてホチキス止めもしてくれないと」 部下「ハァ…（そんなの聞いてないし。先に言ってよ…）」
言われたことをやるだけが仕事ではない
冒頭の上司と部下のやりとりのような認識のズレは、どうして起きたのでしょうか。
上司は「わかっている」前提、部下は「言われたままやる」前提で動いたから。そのために仕事のゴールが共有できていませんでした。
こういうケースでは、依頼した後から注文をつける上司が悪者になりがちです。自分が知っている情報は相手が知っているものだと思い込んでいたので、伝える情報が不十分でした。
その一方で、部下としても、何のための資料なのかを自分で考え、どんな状態を求めていたのかを上司へ深堀りする必要があったのではないでしょうか。
仕事にはゴールがあり、今回のケースでは「上司の要望に合った状態で印刷して渡す」ことです。ゴールがある以上、「印刷をした＝指示通りに仕事をした」事実だけでは不十分で、相手とすり合わせながらゴールにたどり着かないといけないのです。
本来、仕事とは「言われたことをやる」のではなく、その意味を解釈して、「何の仕事」なのか、本質を捉えなければなりません。何も疑問を持たず、言われたままに作業するのは間違った解釈のもと。結果、相手との認識ズレを起こしてしまいます。
「そもそも」を繰り返せば本質が見えてくる
本質を見抜くには、「そもそも」を考える習慣を身につけましょう。“そもそも”なぜ印刷するのか、“そもそも”誰が使うのか、と考えていくことで、言葉の表面上には見えない目的に近づいていきます。
自分で考えただけでは、本質にたどり着かない場合も当然あります。そんなときは、途中まで考えた材料を持って、相手に質問や相談をして情報を集めていきます。材料があれば具体性のある質問ができ、仮に自分と相手との認識がズレていても、すぐに軌道修正ができます。
この仕事にはどんな意味があるのか？ 自分が何を求められているのか？ 仕事の全体像が見えれば、仕事へのスタンスも変わってくるはずです。最初は慣れないかもしれませんが、ぜひ“そもそも”を考える訓練を続けてみてください。
監修／斉藤由美子 取材・構成／大浦綾子
