仕事を円滑に進めるためには“報連相”が必要不可欠。時には電話やメール、チャットなどを使う場合もありますが、みなさんはどのように使い分けていますか？ そこで今回は「社内間のちょっとした連絡って電話？ それともメール？」という疑問に注目しましょう。
必ず電話で報告してくる上司…
ことの始まりは、事務員として働く女性・Aさんからの「私の上司は急ぎの用件でもないのに電話してくる」「電話だとどうしても手が止まってしまうので、メールにしてほしい」という嘆き。Aさんによると、電話の終わり際に「次はメールで大丈夫ですよ」と伝えても電話で報告してくるそうです。
彼女の上司に対する不満を見た人からは、「うちの部長も何があっても電話派。上手に使い分けてくれたら助かるのに…」「電話に出られないときもあるから、いつでも確認できるメールにしてほしいよね」など共感の声が続出。
後日、Aさんはアドバイスをもらうために「みなさんは仕事のちょっとした報告ってどうしてますか？」とSNS上で質問しています。果たして、どのような意見が寄せられたのでしょうか？
電話、メール＆チャット… それぞれのメリットって？
最初に取り上げるのは“メールorチャット派”の意見。多くの人からは「些細な報告でも文章にしてくれた方が安心」という主張があがっていました。口頭による説明だけの場合、後々に報告されたことを忘れてしまう危険性が。しかしメールやチャットであれば形として残るため、いつでも確認できるだけでなく“報告したorしてない”問題も防げるそうです。
また相談者と同じく“手が止まってしまう”という声も多数。たとえば「何度も電話されると、かなりのタイムロスになる」「話しながら作業しても内容が理解できなかったり、ミスしたり…」といったコメントも。
一方“電話派”からは「短い時間で説明できるなら電話の方が断然早い」「文章って考えて打たなきゃいけなから面倒。うまく伝わらないときも多々ある」などの意見が見られます。
なかには「伝えたいことが多いときは電話、少なめの際はメールに」と使い分けの基準を教えてくれる人も。また“両方派”も少なくないようで、「先にメールで報告して、ズレがないか電話する」「文章を見てもらいながら電話で説明」などの声も寄せられていました。
コロナ禍の影響により変わった“連絡方法”
さまざまな意見をピックアップしましたが、最近はリモートワークを実施している企業が多いため“連絡方法”も変わってきている模様。
合同会社DMM.comが今年に公開した“コロナ禍での会話に関する調査”の結果によれば、“会話の手法やツールで増えたもの”は全体で49.1％の「SNSチャット（LINE、メッセンジャーなど、ショートメール含む）」が第1位でした。
次いで「電話（28.5％）」「ビデオ会議（ZOOMなど／28.2％）」がランキング入り。他には「メール（24.1％）」「チャットツール（Slack、チャットワークなど／8.2％）」などがあげられていました。コロナ禍の影響でリモート化が進んだため、「直接話す」以外の連絡手段を利用する人が増えたようですね。
会社によって連絡する時のルールは違うもの。仕事仲間のみんながストレスなく報告し合える方法を見つけたいものですね。
文／河井奈津
参照／合同会社DMM.com「コロナ禍での会話に関する調査」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000003728.000002581.html
