オフィスで仕事をしているときはすぐに社内の人とやりとりができましたが、リモートワークになったことで、メールで何度も資料のやりとりをするようになり煩わしい思いが。Googleアプリを活用し、もっとチームでの仕事を効率化する方法はないものか…？
今回も『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』の著者であり、「Google認定トレーナー」及び「Google Cloud Partner Specialization Education」の2つを保有する国内唯一の女性トレーナー経営者・平塚知真子さんに伺いました。
リモートワークでダントツに役に立つのはGoogle Meet とGoogle Jamboard の連携技
── チームでの仕事のやりとりをリモートワーク下でもスムーズにおこなうことができる、平塚さんおすすめのGoogleアプリを教えてください。
平塚さん：
Google のオンラインビデオ会議システムは、Google Meet（ミート）といいます。このアプリは、この一年で驚くほどの進化を遂げました。特に、デジタルホワイトボード Google Jamboard との連携が圧倒的に便利でオススメです。オンライン会議はダラダラ長くなりがちで、結局次のアクションが決まらないことが多くありませんか？ 空中戦になりがちなオンライン会議がこの２つのアプリを連携させることで、みんなの意見を見える化し、拡散した意見をスマートに収束できます。
Google Jamboard はGoogle Meet の画面右下にある縦３つの点をクリックし、表示されたメニューの「ホワイトボード（Jamを開く）」を選択します。すると設定画面が開くので「新しいホワイトボードを開始」をクリックすると、オンライン会議に参加しているメンバー全員が編集できるバーチャルホワイトボードが新規作成されます。
── Google Meet の画面から簡単に呼び出せて便利ですね！
平塚さん：
はい。さらに Google Meet のチャット欄にファイルへのリンクが自動で掲載されるので、参加者は自分の画面に表示されたリンクをそれぞれがクリックするだけで、同じホワイトボードに集結できます。離れていても参加者全員が同じ画面を見て、議論できるので、効果絶大です。ちなみに Google Meet は Google アカウントを持っていない人でも参加できますよ。
Googleカレンダーとのコラボでさらに便利に
平塚さん：
他にもGoogleドライブとGoogleカレンダーを併用したこんな使い方もおすすめです。例えば、今度おこなう商談の予定をGoogleカレンダーに入力します。その予定欄に、商談に関する資料や画像などを添付することもできます。あるいは、それらをフォルダにまとめ、Googleドライブにアップして、そのリンクをカレンダーに貼り付けることで、いつでもカレンダーからフォルダに飛ぶことができます。つまり、予定を開けばいつでもそのリンクから欲しい資料を引っ張ってこれるんです。
── 平塚さん独自の使い方は何かありますか？
平塚さん：
私はスピリチュアルなことが意外と好きで、Googleカレンダーに毎月の新月・満月の日を予定に表示されるように設定しています。新月とは新しいことを始めたり、目標を立てたりするのに適しているといわれ、満月はそれを始めるにあたり障害となる感情や習慣を浄化すると良いといわれております。私も実際に新月の日に目標を決め、満月の日にどこまで達成できたのか振り返るようにしていますが、この日が来るたびに、今月もこんなに過ぎたのか…など、時間の経過も実感できます。
さらに家族とも一緒に予定を共有
平塚さん：
デジタルカレンダーのメリットは、来年の予定も入れられるというところ。新しいカレンダーを買わなくても、 Google カレンダーならずっと先の予定も書き込むことができますし、その予定を探すのも検索で一発で発見できます。それにリマインダーの設定もできるので、例えば原稿の締め切りが二ヶ月先という場合でも、忘れないように締め切りの十日前にリマインドを使って知らせてもらうよう設定したりもしています。
── カレンダーをフル活用されている平塚さんですが、家庭でも活用されることはありますか？
平塚さん：
はい。例えば、GWの予定を家族と計画するときに家族で予定を共有し、同時に旅先のリンクや食べたいものの写真などをみんなで添付していくと、旅行への期待がもっと膨らみますよね。旅のしおりを添付すれば、予定をクリックするだけでいつでもそのページを開くことができるので便利です。
子どもたちそれぞれの学校行事もカレンダーを共有して忘れ防止！
平塚さん：
また、我が家は子どもが二人いますが（現在は既に二人とも社会人です）、学校行事も二人分把握しておく必要がありますよね。自分自身の予定が立て込んでくいるとうっかり忘れてしまうこともあるのではないでしょうか…。
そこで、子どもたちがスマホを持ち始めたら、学校行事やその他のスケジュールが決まった時点で、自ら登録してもらうようにしてみましょう。自分の予定を自分で管理するスキルを身につけさせることができますし、ゲストに親のアカウントを登録することで、予定を共有することもできます。それに関連する学校からのプリントなども写真に撮って予定に添付してもらうと、さらに情報が一元化されるので便利です。かつてはもらったプリントを冷蔵庫に貼って確認していたこともあったかと思いますが、どこにいても確認できる状態にしておくと忙しいパパ・ママには便利なのではないでしょうか。
Googleの働き方について
── 実際にGoogleで研修を受けた平塚さんですが、魅力を感じた部分や感銘を受けられた点などはございましたか？
平塚さん：
Googleで直接教わったことはどれも刺激的なことばかりですが、最近ですと「Google Women Will Leadership Program」という女性リーダーを推進するためのプログラムに参加し、勉強になりました。
女性は男性と比べると自分をアピールするのが苦手だといいますが、例えば、男性は、会議などで「誰かこれやってくれる？」と聞かれたら「やります！」と手を挙げることができるけれど、女性は率先してはやりたがらない、だとか、男性は「昇進したい」という言葉を自ら口に出すことができるが、女性はどんなに優れた人であっても消極的で「昇進したい」とはあまり口に出さないといいます。
女性たちがもっと前に出ていくためには、いかにして自分を承認するか、そして、周りの人たち巻き込み動かしていくか、というテクニックが必要とのこと。そのようなチームリーダーに必要な資質をGoogleが無料でレクチャーしてくれる活動になります。
── 女性のためのリーダーに必要な資質を学べるのはとてもいいですね。
平塚さん：
そうなんです。これに関連して、Googleは他にも女性に向けたこのような動画をYouTubeにアップしています（YouTubeで「#I am Remarkable」と検索すると出てきます）。これはいろいろな国籍の女性が「自分は素晴らしい、なぜなら…」というお題で、それに続く言葉をフリップに書き込み、それを読み上げるという内容。皆さんは「自分の優れているところをお話ししてください」と言われ、すぐに答えることはできますか？
皆さんそれぞれに優れているところがあるにもかかわらず、なかなか自分の良さを言語化する習慣ってありませんよね。見失い、「私なんて…」と無意識のうちに自身を卑下していませんか？ この動画は、そんな彼女たちのマインドセットを変えるべく作成されました。
普段考えたこともないような、でも実はとても大事なことを当たり前のことをもう一度私たちに教えてくれる、Googleの視点に、私はいつもハッとさせられます。
PROFILE 平塚知真子
イーディーエル株式会社代表取締役。早稲田大学第一文学部（教育学専修）卒。筑波大学大学院教育研究科修了（教育学修士）。筑波大学大学院非常勤講師。「Google 認定トレーナー」及び「Google Cloud Partner Specialization Education」の２つを保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。数時間でITスキルを劇的に引き上げる指導に定評があり、「Google 最高位パートナー」と呼ばれる。出版社勤務を経て専業主婦になるも、学習欲が高じて大学院に進学。在学中に事業欲が高まり、教育会社を起業し、現在に至る。
取材・文／望月琴海
