皆さんは“見える化”という言葉を聞いたことがありますか？ テレワークが一般的になってきた昨今では、業務のプロセスをより社員同士が確認できる環境が必須。そのためビジネスシーンでの“見える化”に注目が集まっています。

スプレッドシートを活用する人も！

そもそも“見える化”とは、現状を把握しやすいように業務を可視化すること。いたずらにおこなうのではなく、問題や課題を発見するためにポイントを絞る必要があります。たとえばネット上には、「従業員のミス数を管理するスプレッドシートを作成した」というビジネスパーソンが。ミスの数を“見える化”したことにより、リスクの大きい業務をミスの少ない従業員に任せることができたそうです。

 

ほかにも、仕事に“見える化”を導入したというケースが多数寄せられていました。「当日の業務をToDoリストにして、チーム全員と共有。仕事の優先順位を明確化することで、より連携が取れるようになった」「問題点を共有するスプレッドシートを作り、無駄な業務や作業を削減してる」などの声が見られます。

“見える化”するタイミングが重要！

続いてテレワークに有効な“見える化”の例をご紹介しましょう。テレワークを導入してから1年ほど経過したという女性は、「チーム全員で共有できるToDoアプリ」を活用。最初はチャットで「業務ごとの終了報告」だけを出していましたが、「ToDoアプリを使用するようになってから進捗確認の電話がめっきり減った」と明かしています。

 

また具体的な“見える化”のアイデアとして、「グラフの活用」もあげられていました。会社の売上や個人の成績などを数字だけではなくグラフ化することにより、ひと目で傾向が分析可能に。

 

有効に活用すれば業務効率や問題解決力がアップする“見える化”。しかし実践する際には注意点もあり、「ToDoリストなどは情報を反映するタイミングがズレると全く効果が無い。現在進行系の業務が即時反映されてなければ、いつまでも現状を把握できないまま」「“見える化”した情報は関係者全員が見られる状態にしないと、そもそも“見える化”とは言えない」などの意見もあがっていました。

プロジェクト管理ツールで見える化を推進！

最近ではテレワーク中の業務を管理するために、“見える化”を導入したという人も多いようです。サボっていないかどうか確認するための連絡が減ったり、手をつけている業務に関して上司からフォローが入るなどの効果があげられていました。

 

実際にどのくらい効果があるのか、株式会社ヌーラボが公開した「テレワークと“サボり”の関係性に関するアンケート調査」の結果を見ていきましょう。

 

“プロジェクト管理ツールなどの業務ツールが、従業員のサボりを抑制するか？”と質問したところ、「効果があると思う」という人が12.3％。「ある程度効果があると思う」と答えた人は57.1％を占めました。業務ツールの利用方法については、「ガントチャートなどによる作業の見える化」「チャットツールとプロジェクト管理ツールの連携」といったコメントも。

 

業務の問題解決が不鮮明な人は、ぜひ“見える化”を検討してみてはいかがでしょうか？

文／河井奈津
参照／株式会社ヌーラボ「テレワークと“サボり”の関係性に関するアンケート調査」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000210.000025423.html