オンラインで会議を行うことも多くなってきた昨今。しかし現状、対面と比べて不便さが目立つのも事実です。たとえば自己紹介をする際、名刺交換などの決まった方法が存在していません。世の中のビジネスパーソンは、どのように自己紹介しているのでしょうか？

名刺交換はデータ化するのがベター？

本来なら名刺交換をするのが自己紹介の鉄則ですが、オンラインでは自己紹介の方法に悩む人が多いよう。ネット上でも、「会議の入りで自分の部署などを説明するのは時間がかかる…」「自己紹介を簡略化すると失礼だと思われそうだし、相手の方法と違った場合は気まずい」といった声が多く寄せられました。

 

オンラインでの名刺交換に関しては、データ化した名刺を相手と交換する方法もある様子。「そもそも紙の名刺をもらっても、後からスキャンしてデータ化してた。最初からPDFで交換するのがベスト」という意見も多く見られましたが、「相手もデータ化した名刺を用意してくれてるかどうかが心配」「MTGより先に『データ化した名刺を交換する』旨を伝えておかないといけない」などの懸念事項もあげられています。

会議開始前にチャットで自己紹介していく

ネット上で意見を見ていくと、オンライン会議での自己紹介は「会議の最初に必ず行う」という人が多いようです。具体的には「最初に自己紹介の時間を作って1人ずつ紹介を回していく」という方法が見られました。

 

自己紹介はオンライン会議に必須だということがわかりましたが、自己紹介の具体的な内容についても知りたいところですよね。オンライン会議経験者によると、長々とした内容は不要だそうで「会議で必要な情報は『自分が仕事上で何を担当している人なのか』という情報だけ。サクサクと順番を回すのを意識する」などの声が。

 

一方で、自己紹介を省略する人は様々な工夫を凝らしています。たとえば「名前に役職名をつけておく」という人の場合、「名刺交換の手間が省けて便利」とメリットを明かしました。またオンラインで名刺交換ができるサービスや、会議開始前に自己紹介のチャットを送信しておく方法なども便利だそうです。

オンライン会議の不満の第一位は？

自己紹介の方法など、まだまだ課題が山積みなオンライン会議。他にはどのような課題が残されているのか、レノボ・ジャパン株式会社が以前公開した「Web会議システムに関する調査」の結果をご紹介しましょう。

 

オンライン会議を利用し、テレワーク制度を活用した人に「Web会議をする際の不満や気になること」を質問。1番多くあげられたのは34.5％で「音声が途切れる」という回答でした。次いで「音声がクリアでない」が31.5％と、会議ツールの不便さが続けて寄せられています。

 

また「機器の操作性が悪い（17.0％）」や「データを共有しにくい（13.5％）」といった問題点もあがっている一方、「不満・気になることはない」と答えた人も26.5％を占める結果に。

 

オンライン会議には改善の余地があるものの、移動の必要がなくすぐに開催できるのは大きな利点。メリットをより活かしきれるよう、不便な部分を解消していきたいですね。

文／古山翔
参照／レノボ・ジャパン株式会社「Web会議システムに関する調査」https://www.lenovo.com/jp/ja/news/article/2019-02-12