ビジネスにおいて、業務効率や生産性を向上させたい人は多いはず。ただガムシャラに頑張るのもいいですが、「タイムマネジメント」をうまく取り入れた方がより目標達成に近づけるかもしれません。

就業時間内で目標達成できる！？

そもそも“タイムマネジメント”とは、時間配分や時間の使い方をコントロールして生産性や効率を高めるビジネススキルの1つ。やるべきことを把握して着実にこなす“スケジュール管理”と違い、タイムマネジメントは限られた時間をいかに有効活用できるのか考えていく必要があります。

 

例えば1日の業務で複数のタスクがあった場合、目の前にある仕事をただこなすだけだと業務効率は一向に改善しませんよね。しかし優先順位を考えた上で効率的に業務を遂行すれば、必然的に生産性もアップ。重要度の高いタスクを着実に仕上げられるだけでなく、就業時間内に目標を達成させることも可能です。

“振り返り”は欠かせない！？

様々なメリットが得られるタイムマネジメントですが、実際におこなう時にはどのようなポイントを抑えておくべきなのでしょうか。“成功させるためのコツ”について、ネット上では「タスクに優先順位をつける際、“緊急度”と“重要度”の2つを軸にして考えた方がいい」「目標は“いつまでにどのくらいまで仕上げるのか”を設定した上で、実現するための細かいアクションプランを練ることが大切」などの声が。また「行動に移した後は空いた時間で“振り返り”をおこなうべき。改善点を見つけ出して軌道修正が必要だよ」という声も上がっているため、タイムマネジメントでは“優先順位づけ・目標設定・振り返り”などを意識するといいのかもしれません。

 

タイムマネジメントを実践する人の中には、「余裕のない時間配分をしていたせいで、緊急のタスクが出てきた時に振り回された」「納期が遅い業務を後回しにしていたら、結局ギリギリまで終わらなかったことがある」といった失敗談も。“余裕を持ったスケジューリング”や、“タスク処理の期限設定”をおろそかにしてはいけないようです。

“良い効果”を期待する人は8割以上！

タイムマネジメントについて説明してきましたが、実際に世のビジネスパーソンは“どのような目的”で実施するのか気になるところ。株式会社チームスピリットは、以前20～50代の男女1032名を対象に「タイムマネジメントに関する意識調査」をおこないました。

 

まず“タイムマネジメントを実施する目的”をたずねたところ、最も多かったのは「仕事を効率的にすることを促すため」の61.3％。そのほか、「生産性を高めるため（52.7％）」「残業を減らすため（41.5％）」などの回答が高い割合を占めています。

 

また同調査では、「タイムマネジメントを適切におこなった場合、仕事に良い効果をもたらすと思うか」を質問。「良い効果があると思う」と答えた人は35.0％で、「少し良い効果があると思う（51.1％）」という回答と合わせると86.1％にのぼりました。

 

タイムマネジメントを取り入れて、自己成長へと繋げていきたいですね。

 

文／内田裕子

参照／株式会社チームスピリット「タイムマネジメントに関する意識調査」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000062.000021273.html