仕事の方針を決めたり、情報を共有するためにおこなうミーティングや会議。限られた時間で話し合いをする場ですが、なかには「意味がない」「時間がもったいない」という意見の人も。そこで今回は“会議を効率化する方法”をチェックしていきましょう。

ダラダラ喋るのはやめてほしい…

まず「会議やミーティングは無駄」と言われる理由として、「ダラダラ喋るだけなので、時間がかかりすぎる」「結局、結論が出ない」などが挙げられています。しかし、それは話し合いを進めるための準備ができていないだけかもしれません。

 

実際、「生産性を上げるために会議は必要」という声が多数上がっているのも事実。それでは、“実りのある会議”を実現するためには何を準備するべきなのでしょうか？ ネット上の意見をピックアップしたところ、「会議が始まってから議題を知る人が多すぎる」「話し合いは即興でやるものじゃない。出席者はあらかじめ答えを用意しておいてほしい」などの主張が。確かに会議が始まった瞬間に考え始めたら、時間がかかるのは当然かもしれません。

事前準備が成功の秘訣！？

ほかには“事前準備”に関する意見も。「会議を実施する目的や議題の流れを事前にシェア。出席者は考えをまとめた上で参加してくれるから、無駄な話がグッと減る」「会議までに出席者のアイデアを収集。共有もしておけば、会議で1人ずつ発表する時間が省ける」などの声が上がっています。

 

また「出席者も厳選するべき」というコメントも。「参加する必要のない人を見極めるべき。たとえば関係ない部署の人から意見を言われても、会議が無駄に長引くだけ」「意思決定者は必ず出席してもらう。決定者がいないと、結局話がまとまらない」といった意見が寄せられています。ここまでの主張をまとめると、会議は“無駄を省いていく”ことが成功のコツなのかもしれません。

 

後は「立った状態で話し合うのがおすすめ」との意外なアイデアも見られます。実施者いわく、座った状態よりも立ったまま会議をする方が出席者の集中力が途切れなかったようです。

WEB会議よりも対面会議の方が人気？

様々なアイデアが寄せられた“会議を効率的に進める方法”。無駄を省いた会議を実施したいところですが、最近はWEB会議をおこなう会社が多いですよね。しかし株式会社ビズヒッツが以前公開した「WEB会議の悩みに関する意識調査」によると、WEB会議よりも対面会議を好む人は全体で52％。なぜ対面会議の方が人気なのでしょうか？

 

対面会議が良い理由を見ていくと、第1位には「意思疎通がしやすい（174人）」がランクイン。次いで「WEB会議は不具合が生じる（67人）」「発言や議論をしやすい（47人）」と続きました。Web会議はネットに不具合が生じた場合、スムーズにやり取りできないため“会話できない”ことがストレスにつながるようです。

 

対面会議とWEB会議のどちらをおこなっても、スムーズにやり取りしたいもの。環境に左右されない“効率化した会議”を実施したいものですね。

 

文／古山翔

参照／株式会社ビズヒッツ「WEB会議の悩みに関する意識調査」https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000014.000041309.html