溢れる書類収納にもうお手上げ…プロから見た意外な盲点とは!?

毎日のようにあらゆる場所から届くさまざまな書類。「ふと気が付くと家じゅうが書類で溢れている…」「仕分けを怠ってため込んでしまい、要・不要の区別がつかない！」。そんな状況に陥る方も多いのではないでしょうか?

書類の片づけは、いつの時代もどのライフステージでも、変わらず私たちを悩ませるもの。山積みの書類にため息をつきっぱなし…という状況を変えるために、今すぐできる書類収納のコツをまとめました。

１．１枚くらい…が命取り！仕組み化しないと作業が膨大に

実は、整理収納サービスに訪問した先で最も見直しに時間がかかるのが書類です。

1枚1枚は場所を取らないので安易に保管できます。その結果、ファイルケースや引き出しいっぱいに溜まる書類はかなりの量に。この枚数を数えることはまずないでしょう。一体何枚入っているのか…想像もつかないという人が多いはず。

イメージしやすいのは、文具店などで販売されているコピー用紙。1セットの単位は500枚のものが多いです。これを見ると、さほど量がないように見えて、書類はかなりの枚数が溜まってしまうことがわかります。

この500枚を見直す時間を考えてみましょう。たとえば1枚につき10秒確認したとすると、5000秒＝83分もの時間を費やすことになります。

なかには内容の確認に時間がかかるもの、思い出が蘇って時間がかかるものもあるでしょう。さらに、家の中の書類は500枚を優に超えている場合が多いのです。

だからこそ、ため込まない工夫が最重要課題。つまり、書類収納のシステムづくりが大切であると言えます。

２．書類の重要度と保管期限をおさらい

ここで、どの家庭にもある書類について、簡単に分類しておきましょう。

①最重要書類（保管期間：10～永年）

各種契約書や保険、年金などの証書、銀行、不動産にまつわるものなどの書類です。このような長期保存が必要な書類は、頻回に確認するというよりは、紛失を防ぎ大切に保管することが目的。ですから、他の書類とは必ず区別し、あるいは別場所で保管するなどして、明確にその他の書類とは分けて収納しましょう。

②中・長期間保管する書類（保管期間：1～10年）

公共料金やクレジットカードなどの明細書や医療費の領収書、健康診断や学校の書類などがこれにあたります。申告などに原本が必要な場合があるので、公共料金、医療費の明細書、領収書は5年を目安に見直すといいでしょう。

③すぐに処分～1年以内に処分する書類

レシートやチラシ、カタログやダイレクトメール、学校の行事案内などです。たまりやすいのもこのジャンルの書類です。毎日増え続けるものが多く、意識しないでいるとかなりの枚数になります。こまめに見直し、処分をするようにしましょう。

これらの①②③は、可能なら棚の段などエリアを明確に分けて収納することをおすすめします。その上で、③については、日々目につき、出し入れしやすく、すぐ近くに作業できる場所があるのが理想。簡単に見直せるスペースを確保することが、書類整理のハードルを下げるコツです。

３．要らない書類を未然に減らす

意図せずして書類が増えてしまうことはよくあること。でも、家に入ってしまう前にある程度の書類を減らすことは可能です。

たとえば、以下のような工夫は実行できているでしょうか？

一度購入すると定期的に届くカタログ、ダイレクトメールは事前に希望しないように登録をする
オンラインで確認ができるものは明細を不要に登録する
電子マネー決済にしてレシートを不要にする
使わないなと思うサービス券やショップカードを断る
街角で配布されるパンフレットやチラシを断る

簡単なようで、意外とできていないこともあるはず。当たり前にすべてを受け取る前に、未然に減らせるような手立てを意識してみましょう。

４．アプリなどデータ管理を上手く利用する

原本が必要な重要書類や中・長期間保管する書類以外は、紙での保管が必須ではありません。書かれている内容が確認できればOKなので、データ化してしまう手もあります。以下に、便利なアプリを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

取り扱い説明書が不要になるアプリ：トリセツ

家電などの型番を入力すれば取り扱い説明の全てやメーカー公式情報まで詳しく見られる「トリセツ」は、紙で保管する必要が全くなくなる便利なアプリ。一括管理ができるので買い替えで追加、削除も簡単。何より大量の取扱説明書を収納する場所がなくなるので、収納場所に困る方にとてもおすすめです（※保証書は原本を保管しましょう）。

読み取りで簡単支出管理：レシーピ

レシートをスマホで読み取れば支出が簡単に管理できる「レシーピ」。財布の中に何枚も何枚もレシートが溜まってしまう、家計簿をつけるまで一定の場所にレシートを溜めている、そんな方におすすすめです。

自分へのメッセージで備忘録に：LINEkeepメモ

LINEに追加された自分にメッセージが送れるのが「LINEkeepメモ」です。日々LINEを使うという方におすすめで、学校行事のプリントや自治会の行事、各種イベントのプリントなどを撮影したり、必要な文章だけを管理するなどができるので、書類の処分が早くなります。

家族と共有したい内容は：linktree

スケジュール管理が家族や一定の人と共有できる「linktree」には、細かい時間設定や場所設定、メモ機能、チェックリストや通知機能が。うっかり忘れてしまうを防ぎ、共有者全員が確認できるアプリです。提出が必要な書類は、提出日の設定もしておくことで、うっかり提出を忘れてしまうことも防げます。