パソコンの中のデータ整理

机周りの整理が終わったら、次はパソコンの中も整理しておきましょう。

 

③デスクトップの不要なデータを削除する

一時的なデータ置き場として作ったフォルダは、とりあえずデスクトップに置きがち。その結果、アイコンが溢れかえってしまい、どのデータが必要なデータなのか見つけにくくなってしまっているということはありませんか？ データは溜まってしまうと、整理が面倒になるので、1週間単位でこまめに中身を確認しましょう。

 

フォルダの中身を確認し、不要だと思うデータがあれば、一旦「ゴミ箱検討」フォルダを作成し、そこにまとめて入れておきます。 処理に迷うようなものは「一時保管」フォルダを作って、とりあえずそこにまとめておきましょう。 こうすることにより、突然ゴミ箱に入れて削除してしまうよりも、落ち着いてデータを整理することができます。早くデータ整理を終わらせたいからといって、焦って必要なデータまで消してしまっては大変です。 時間があるときにそれぞれのフォルダを再確認し、本当に不要だと判断できたら削除しましょう。

 

④フォルダ整理は「中カテゴリ」「大カテゴリ」でまとめる

こまめにフォルダを分けて整理していると、データの混合は避けられますが、目当てのフォルダを見つけにくいというデメリットがあります。 そんな時は、「中カテゴリ」「大カテゴリ」にまとめられないか確認してみてください。データの種類でフォルダを分けるようにすると整理がしやすくなります。

 

例えば、多くのクライアントを抱えている職種の方であれば、「大カテゴリ」として、クライアントごとにフォルダを分けると良いでしょう。そのうえで、「中カテゴリ」として、企画書、見積もりなどをそれぞれフォルダにして保存しておくと、すぐに必要なデータを見つけ出すことができます。

 

自分が仕事をしやすいようにルールを作ってフォルダ分けしておくことで、仕事の効率がぐんとアップします。