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新人指導で悩んだらチェック!相手が十分理解してくれる、物事の上手な教え方

仕事

2019.04.11

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新人や後輩の指導を任されたときに、「一生懸命説明しているつもりなのに、なぜか相手に伝わらない……」なんて悩んだことはありませんか? 

また「もう何度も教えているのに、新人が全然使えない!」なんてストレスを感じることもありますよね。もしかしたらそれ、自分にとって「教えたつもり」の情報が、相手にうまく届いていないのかもしれません。

後輩や部下を成長させるためには、「わかりやすく教える」という技術が必要不可欠です。相手の理解力不足を嘆きたくなったときには、ぜひ自分の「伝える力」にも注目してみてください。上手に教えるためのコツ4つを紹介します。

■相手の立場に立つことがマスト

人に何かを教えるときには、「相手の立場に立って教える」ということがマストとなります。教える立場である自分が「わかる」のは当然のこと。初めて教わる相手にとって「わからない」なら、残念ながらその教え方は間違っています。

「相手の立場に立って説明するというのは、具体的にどうすれば良いの?」と思ったときには、ぜひ以下のポイントを参考にしてみてください。

・相手が理解できるスピードで話す
・要点をつかんで、できるだけ簡潔に話す
・難しい専門用語は使わない
・理解しているポイントと理解できていないポイントを、こまめに確認する
・時には実例を見せる

自分にとって全くなじみのない世界について、超スピードで話されても、理解するのは難しいです。何かを説明する際の適正スピードは、人によって個人差があるもの。ぜひ「自分」ではなく、「相手にとって心地よいスピード」を意識しましょう。

また説明内容が長くなりすぎても、人間の集中力は続かないもの。できるだけ簡潔に、ズバリ伝えることも大切です。

専門用語は基本的に使わないようにして、どうしても必要な場合は、その意味まで丁寧に教えるようにします。

ポイントごとに本当に理解できているかどうかを確認し、できていない場合にはそこまで戻って、再度説明することも重要なポイントとなります。

■教える内容と目的をハッキリさせよう

しっかり教えているつもりが、「実は何も伝わっていない!」なんてことにならないためには、一度に教える内容を絞り込むことも大切です。残念ながら人間は、一度に多数のことを覚えることはできないのです。

ここで有効なのは、「今から教えること」について、最初に「内容」と「目的」を伝えておくというものです。

「今日は○○の業務について、一般的な流れを学んでもらいます。指導が終わったあと、流れに沿って一人で行動できることが、今回の指導の目的となります」と伝えるだけでも、教わる側にとっては「心の準備」が整います。教わる側にも「明確なゴール」が設定され、「目的を達成するために説明を聞く」ということができるのですね。

新人に何かを教える際には、「何か質問はありますか?」と聞いても、「何がわからないのかさえ、わからない!」なんてケースが少なくありません。

教わる側も、最初に「ゴール」を意識することで、「目標達成のために、今の自分に足りていない情報」を把握しやすくなります。質問もより具体的になり、「教える側」の負担軽減にもつながるでしょう。

■コミュニケーションに主軸を置いて

「何かを教える」「誰かから教わる」という行為の基本は、人間同士のコミュニケーションにあります。指導係に任命されたからといって、「自分の方から一方的に相手に伝えるだけ」という指導スタイルは、あまりオススメできません。「伝わっているようで、実はなにも伝わっていない」というトラブルを生み出しがちです。

説明の途中で「ここまでで何かわからないことは?」と問いかけ、相手の反応を見ることも、大切なコミュニケーションの一つです。また「○○についてはどう思いますか?」なんて問いかけることで、相手の理解度を図ることもできるでしょう。

お互いにコミュニケーションをとりながら、一つ一つ丁寧に指導していけば、「教えたつもりになっただけ」なんてことも避けられるはずです。

教える側と教わる側がコミュニケーションを軸に関わり合うためには、以下のようなフレーズは禁物です。

・「とにかくやってみるから、見て覚えて」と、相手を突き放す
・「こんなこともわからないの?」と、頭ごなしに相手を否定する
・「今忙しいから、自分で判断して」と、相手からの質問を無視する

これらの行為は、相手とのコミュニケーションを拒絶するもので、お互いの間の信頼関係を崩してしまいます。「教えた」ことにはならないので、注意しましょう。

■評価とフォローも忘れずにしよう!

新人に何かを教えたら、実際に教えたとおりにできているかどうか、評価を行うことも大切です。きちんとできている点についてはしっかりと褒め、至らなかった点については、再度フォローを行います。

これらを繰り返すことで、知識や技術は徐々に記憶に定着していきます。一つずつ確実に、繰り返していきましょう。

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■まとめ

他人に何かを教え、理解してもらうということは、非常に難しい作業でもあります。しかしだからこそ、「教える側」にとっても、良い訓練になるでしょう。自分が覚えた内容は、周囲に対してわかりやすくアウトプットできるようになった段階で、「本当の意味で自分のものになった」と言えます。

「教える」「教わる」という作業の根底には、人間同士のコミュニケーションがあります。「新人の覚えが悪い!」と嘆きたくなったときには、ぜひ「自分自身の教える能力」にも注目してみてくださいね。ほんの少し工夫するだけでも、相手の理解度を大幅にアップできるのかもしれません。

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