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長引く会議をスムーズにまとめるために必要な4つの能力

仕事

2021.02.03

会議を進める上で必要なのが“まとめ役”。多くの社員からアイデアを引き出したり、スムーズに話し合いを進めたりする重要な役割ですよね。そこで今回は、チームをまとめる能力「ファシリテーションスキル」について注目しましょう。

ファシリテーションってなに?

そもそも「ファシリテーションスキル」とは、簡単に言えば“チーム全体を中立的な立場でサポート”する能力のことです。求められるスキルは大きく分けると、「場を作る力、傾聴力、意見を構造化する力、合意形成力」の4つに分類。リーダーとしてチームをまとめるために、欠かせないビジネススキルと言われています。

 

4つの能力が必要な「ファシリテーションスキル」ですが、具体的にどのようなことを実施すればいいのでしょうか?

 

1つ目にあげた「場を作る力」に関しては、「会議の日時や目的、発言する際のルール作りを担当してる。無駄な話し合いにならないよう、工夫するのがポイント」などのコメントが。スムーズに話し合える場を作ることが大切なようです。

中立的な立場でいるのがポイント!?

他には、「傾聴力」と「構造化」を発揮するコツも。「メンバーの意見をしっかりヒアリング。同意も否定もしないのが大事で、そうすれば消極的な人でも気軽に発言できる」「アイデアをメンバーにわかりやすく提示します。私はパワーポイントなどを使って、ひと目でわかる図を作成」といった声が上がっていました。

 

最後の「合意形成力」は、意見を1つにまとめるために欠かせない能力。しかしファシリテーターは中立的なスタンスなので、独断で意思決定するのは良くありません。たとえば「各アイデアのメリットをあげ、妥協案や代替案を提案する」「ファシリテーターとして意見を言う時は『○○の案を踏まえた上で、~という形にするのはどうでしょうか?』とメンバーに質問。話が前に進むように声をかけるべき」との主張も。

 

“4つの能力”をバランスよく鍛えていけば、“話し合いを進める力”が高まるかもしれませんね。

無駄な会議の特徴

話し合いをスムーズに進行させる「ファシリテーションスキル」ですが、他に会議の時間を短縮する方法はないのでしょうか? 実はYouTuberのマコなり社長さんは、以前に自身のYouTubeチャンネルで“無駄な会議の特徴”を紹介しています。

 

最初にマコなり社長さんは“会議に30分以上の時間をかける”ことを指摘。「もしかして会議は基本1時間だと思っていませんか?」と問いかけた後、「会議は基本30分を鉄のルールにしましょう」「無駄話をする余裕がなくなって、生産性が上がります」と説明しました。

 

また「会議でしか決めない」というやり方にも、疑問を呈するマコなり社長さん。「会議という形式を取らなくても仕事は前に進められる」とコメントしています。そこでマコなり社長さんは、“一読でパっと理解できる提案書”を責任者に見てもらう方法を推奨。確かに書類だけで許可をもらえれば、会議を開く必要はありませんね。

 

“まとめる力”をさらに高めたい人は、ぜひ「ファシリテーションスキル」を習得してみてはいかがでしょうか?

 

文/河井奈津

参照/マコなり社長公式YouTube動画「無能な人の会議のやり方」https://www.youtube.com/watch?v=ibnp95wQ2GQ

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