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お礼状の書き方は基本の「4つの流れ」を押さえるところからはじめよう

仕事

2020.03.31

まずは基本を押さえる!お礼状の定形

それでは、実際にお礼状を書くときの構成について解説したいと思います。
きちんとした手紙は、基本的に【①前文・②主文・③末文・④後付】といった4つの構成で書いていきます。

 

①前文

本題に入る前に、まずは「頭語」を置きます。そして時候の挨拶を続け、必要に応じて安否を気遣う挨拶や簡単なお礼・お詫びの挨拶などを述べます。

 

前文の「頭語」と末文の「結語」はセットになっており、使い方には様々なマナーやルールがあります。しかしビジネスシーンで書くお礼状であれば、かしこまった表現であり男女を問わない「拝啓」を頭に置いて書き始め、最後を「敬具」で締めくくっておけば問題ないでしょう。

続けて時候の挨拶ですが、特に改まったお礼状では漢語調の表現がよりきちんとした印象になります。

・~~の候

・~~の折

・~~のみぎり

 

といった表現はどれも同じような意味合いです。使いこなせるようになるまでは、誤用のないように用例を調べながら書くのが無難です。

 

②主文

ここからが本題ですよ、と相手に伝わるように「さて、」「このたびは、」などの前置きをしてから本題である感謝の気持ちを述べるのがおすすめです。

感謝の気持ちは、できるだけ具体的に伝えることが大切です。どんなことが、どう嬉しかったのか、感謝の言葉と今後の決意や報告、今後も支援をお願いする旨などを書きましょう。

 

相手に伝えたい本題が感謝の気持ちであるお礼状では、別件のお願いごとなどを一緒に書くことは控えます。せっかくのお礼の言葉が、まるでお願いのためのご機嫌伺いのようになってしまう可能性があるからです。

 

③末文

相手の健康や今後を願う言葉で本文を締めくくり、最後に結語を置きます。結語は、前述の通り前文の頭語とセットになっており、ビジネスシーンにおけるお礼状であれば「敬具」とするのがよいでしょう。

 

④後付

一番最後に、日付、自分の名前、宛名を順に記します。

 

ここで、気をつけなければならないポイントがひとつあります。

手紙には縦書きと横書きがありますが、後付を最後に持ってくるのは縦書きの場合であり、横書きの場合は前文よりも上、一番最初に「日付、宛名、自分の名前」の順で記すのがルールです。

 

手紙は縦書きの方がよりフォーマルとされ、横書きはややカジュアルな印象とされます。特に大切なお礼状を書くときは、白無地で罫線のない便箋に縦書きするのが最もフォーマルとされるスタイルになります。

 

>>NEXT シチュエーション別にお礼状の文例を見てみよう

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