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もっと早く知りたかった!相手を不快にさせない「日程調整メール」の書き方とは?

仕事

2020.02.22

ビジネスシーンにおける日程調整メールでは、顔の見えない相手の心証を損なわないよう細やかな気配りが必要となります。

 

一歩間違えると、相手に不快感を与えてしまうことも…。

 

今回は日程調整メールの基本的な構成をご紹介したいと思います。

注意すべきポイントについて、一緒に整理してみましょう。

 

日程調整メールの基本の形

まず、日程調整メールの件名は一目見て内容に見当がつくような、簡潔なものにしましょう。

例:
・お打ち合わせ日時のご相談

・次回お打ち合わせ日程変更のお願い

 

一般的に「日時のご相談」や「日程変更のお願い」などの文言が使われます。

 

メールの本文は、基本的なビジネスメールのルールに従って書けば問題ありません。

【宛名→挨拶→名乗る→用件→結びの言葉→署名】という構成で書いていきましょう。

 

宛名を書くときは、一般的に会社(団体)名、部署名、役職名、氏名、敬称という順で書きます。

「部長様」「課長様」といった書き方は誤った表記なので気をつけましょう。

 

次に、本題に入る前にひとこと挨拶をして自分の所属と名前を名乗りましょう。

 

箇条書きにすると理解度が上がる

本題である日程調整について相談するときは、以下のようなポイントをわかりやすく伝えることが大切です。

 

  • 会議や打ち合わせの目的・内容
  • 日時の候補(複数提案する)
  • 場所
  • 所要時間の目安

 

だらだらとした長文は読みにくいため、箇条書きなどを活用するとスッキリまとまります。

 

また、相手に日程調整を依頼するときはある程度余裕をもって「ご調整の上、○月×日(金)までにご連絡頂ければ幸いです」などと返信期限を設けておくと、やりとりがスムーズになり安心です。

 

最後に「何卒よろしくお願い申し上げます」などの結びの言葉で締めくくってから、忘れずに署名を入れれば完成です。

 

それでは、次のページで具体的な文例をみていきましょう。

 

>>NEXT 日程調整メールの文例

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