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ビジネスメールの書き方に悩んだときは“型”にはめてみよう

仕事

2020.02.19

相手に失礼があってはならないビジネスメール。

 

最近ではビジネスチャットでカジュアルに連絡をとるというケースも増えてきているため、ビジネスメールに苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか?

 

ビジネスメールを書くコツは決まった“型”を身に着けること。“型”さえできれば、毎回頭を悩ませることはありません。

 

さっそく、具体的な構成を見てみましょう。

ビジネスメールの基本の構成とは?

ビジネスメールの構成は、一般的に

 

①宛名

②挨拶

③名乗る

④用件

⑤結びの言葉

⑥署名

 

となります。

 

つい難しく考えてしまいがちですが、この流れを身に着けておけば、用件を入れるだけでスムーズにメールを作成することができます。

 

①〜⑥を順番にみていきましょう。

①宛名

ビジネスメールでは、冒頭に送る相手の名前を入れます。

 

宛名を書くときは、一般的に会社(団体)名、部署名、役職名、氏名、敬称といった順に書きます。

「部長様」「課長様」のように役職名に敬称を加えて書くのは誤った表記です。

 

ここで間違いがあっては第一印象が最悪です。人名は誤字脱字が起こりやすいので。送信前には一字一字じっくりチェックしましょう。

 

②挨拶

唐突に用件へと入るのではなく、挨拶の一文を入れます。

 

一般的な文言は「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」などです。

 

より丁寧に挨拶をするのであれば、「平素は格別のご高配を賜りまして、誠にありがとうございます」というような文言を使うこともできます。

 

相手との関係性に合わせて、挨拶の言葉を選びましょう。

 

初めてメールする人には「初めてご連絡させていただきます」、しばらく連絡していなかった人には「ご無沙汰しております」などと一言添えるとスマートです。

 

③名乗る

続けて、自分の社名、所属、氏名を順に記して名乗りましょう。

 

自分がどこの誰なのか、相手がすぐにピンと来ない可能性がある場合は「先日△△のパーティーで名刺を交換させて頂いた」などの形で補足をしておくと良いでしょう。

 

④用件

ビジネスメールでは、相手に失礼のない丁寧な言葉を使うことはもちろん、とにかくわかりやすく、簡潔な文章を書くことを心がけましょう。

 

相手からの返信が必要な場合には、回答の欲しい用件がハッキリと明確に伝わるように気をつけます。

 

だらだらした長文は読みづらいので、箇条書きや罫線を活用するとスッキリした印象になります。

 

⑤結びの言葉

結びの言葉は一行程度で構いません。

 

何卒よろしくお願い申し上げます」「今後とも(引き続き)何卒よろしくお願い申し上げます」などの文言が一般的です。

 

 

⑥署名

末尾には、自分の連絡先を記載します。

最低限入れておくべき要素は、以下の通りです。

 

  • 会社(団体)名、部署名
  • 氏名
  • 郵便番号、住所
  • 電話番号、FAX番号
  • メールアドレス
  • WEBサイト名、URL

 

署名は会社でテンプレートが用意されている場合も多いようです。

また、メールシステムによってはテンプレートとして署名を自動で挿入する設定にすることもできます。

 

 

>>NEXT シチュエーション別の文例を見てみよう

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