メモの取り方一つで仕事の効率はガラッと変わる

仕事

2019.08.03

仕事をする上では、メモをとるということはとても大切です。さまざまな情報をその場で書き留めておくことで、後で見返して整理をすることができます。お客さんや取引先からの電話など、その場できちんとメモをとっておかないと、トラブルに発展することもあります。

とはいえ、やみくもにメモを取っても情報が散乱してしまうので、メモをとる必要がある場合とない場合の切り分けも大切になってきます。仕事を効率よくこなしている人はメモの取り方も上手です。そこで今回は、上手なメモの取り方についてご紹介します。

なぜメモが必要なのでしょうか？

人間の記憶はあいまいな部分も多いです。一度聞けば完璧に覚えているといった特殊な人もなかにはいますが、一般的な場合はいろいろな内容を全て記憶しておくというのは難しいものです。

簡単な内容であればメモをとる必要はないですが、内容が多岐にわたるとどうしても一部が抜けていたり、初めのころのことを忘れていたりすることも多くなります。

また、何かひらめいたりした場合も後から思い出そうとすると、意外に出てこない場合も多いのです。人間の記憶はいい加減なもので、忘れている部分は自分で勝手に改ざんしてしまうこともあります。

これらの問題に対処するには、聞いたことや思いついたことを記録することが大切です。記憶以外に何かの媒体に記録することで、内容は記憶からは抜け落ちていても、記録した媒体を見ればきちんと情報が残っているのです。

記憶の補助的な意味合いもありますが、情報を正確に残すためにはメモが大切なのです。

メモをとるときのポイント

・びっしりと書き込まず余白を作る

メモは一度書いたら終わりではない場合もあります。会話の途中でもそうですし、後から内容が変わることもあります。

予定をメモしておいても、後から変更になる場合もありますよね。余白をとっておけば、そのスペースに再書き込みが可能になります。

シャープペンや鉛筆、消せるボールペンなどで記入すれば、消して書き直すこともできるのですが、消すつもりがなくても消えてしまうこともあります。

あとから見直す際に消えてしまっていてはメモの意味がなくなりますから、油性のボールペンなどでメモを取るようにすれば、消えるというリスクはなくなります。

・ノートなどを使用して時系列でまとめる

一次的な伝言など簡単なメモであればどんな用紙でもよいのですが、打ち合わせや会議といった場合のメモは、しっかりとしたノートなどに日時を入れて残しておくと、後で見直したときに経緯なども分かりやすくなります。

簡単なメモ用紙の場合は紛失したりすることもあるので、重要なものに関してはきちんとメモ用のノートに記入するのがよいでしょう。

・色分けをして記入する

普通にメモを取っている際は黒を使用すればよいのですが、変更になったり追記が必要になった場合に色分けをしておくと、見直す際にとても分かりやすくなります。

重要な部分については赤を使用したり、赤線を引くのも効果的です。

・新しいメモはページを変える

空白を取りすぎると無駄遣いといったイメージがあるので、新しいメモも前の続きから書き始める人もいます。これは、後から見直す際に、目的の情報が探しにくくなります。

常に新しいページに書き始めるようにしておけば、情報を探すのが容易になるので、作業の効率化につながるのです。

簡単なメモは付箋を利用しよう

メモにもいろいろありますが、ちょっとしたことはノートではなく、付箋などを使用して目につく場所に貼っておくのもおすすめです。

付箋であれば片付いたものから順に剥がして捨てれば、残りの作業なども見た目に分かりやすくなります。

その日に作業する内容を付箋で貼っておき、片付いたものから剥がしていけば、スケジュール管理にも使用することができます。こういう使い方では付箋のほうが手軽に使えて便利だといえるでしょう。

急用などで作業が中断する場合も現状をメモで残しておけば、復帰したときにもどこからやればよいかもわかり便利です。

付箋にはさまざまなサイズのものや、従来のように粘着タイプ以外に静電気を利用して貼り付けるものもあり、いままで貼り付けられなかった場所にも張り付くようになっています。いろいろな商品があるので、使いやすいものを選ぶとよいでしょう。

電子媒体を使用したメモ

メモといえばノートや小さな用紙や付箋といったイメージがありますが、パソコン上でもメモはとれますし、最近ではスマホやタブレットを有効活用できます。

パソコンの場合は、付箋などのソフトウエアを使用すれば、作業を中断することなくメモを作ることができます。スマホの場合は常に電源がONの状態ですから、すぐにアプリを立ち上げることができます。

さらにスマホやタブレットの場合、持ち運びが手軽にできるので、ICレコーダーのように音声で記録することも簡単です。音声で記録した場合は文字起こしをしてもよいのですが、手間がかかってしまいます。一度聞きなおして内容ごとに時間の見出しを付けておくと、聞き直しをする際に目的の場所が探しやすくなるので便利です。