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Excelのピボットテーブルを使いこなせば複雑な集計がカンタンに!

仕事

2019.08.02

2020.03.06

日々の業務のなかで、Excelで資料作成を求められるという方は多いのではないでしょうか。求人の募集事項にもExcelを使えることが必須と書かれているケースも。

 

関数をはじめ、Excelにはさまざまな機能があることは分かっていても、いまいちよく分からず、文字を打ったり、枠を付けて表っぽくすることくらいならできる…という方もいるのでは?

 

そこで、資料作成を頼まれたときや、もっと簡単に効率よく仕事ができる方法はないかな?と思ったときに便利なピボットテーブルという機能をご紹介したいと思います。

 

ピボットテーブルの使い方をマスターして仕事を効率化!


そもそもピボットテーブルとは一体なんのことなのでしょうか。

 

Excelにはグラフや図といったExcelならではの機能がありますが、ピボットテーブルはそのExcel機能の一種です。グラフと同じく、集計した結果をわかりやすく表示するために使用されます。

 

例えば、売り上げの資料を作成する際、月ごとの売り上げや、顧客ごとの売り上げなど、項目ごとに集計する場面があるかと思います。その際、膨大な量のデータをひとつひとつを見て確認していくということはあまりないでしょう。

 

そういう場合に役立つのがピボットテーブルです。項目ごとに集計結果を出してくれるので、作業の手間がかなり軽減されます。


ピボットテーブルを活用するのにまず必要なのは?


 

どんなものなのかを聞いて、ちょっと便利かもしれないと思った方もいるかもしれません。でも、操作方法が難しいんじゃないの?と心配になりますよね。しかし、実は簡単に作成することができるのです。

 

まずはデータベース形式の表が必要です。こちらの表は1行目に項目名が入力されている必要があります。例えば、月ごとの売り上げの集計結果が知りたい場合、まずは日付ごとの売り上げや明細が入力された表を作成します。

 

次に、表の中にあるセルを1つ選択します。選択するセルは表の中にあるセルであれば、どのセルを選択しても問題ありません。すると、ピボットテーブルの作成という小窓が開きます。

この中にテーブル範囲というものがありますが、すでに設定されているので、そのままOKを押します。

 

この作業を終えるとピボットテーブルが出てきます。たった2つの工程だけで、意外と簡単に作成できてしまいます。

 

ピボットテーブルの具体的な使い方は?


簡単にできあがったピボットテーブルですが、実際に活用する場合はどのように作業をすればいいのでしょうか。

 

ピボットテーブルを作成するとシートの右側にピボットテーブルのフィールドというものが出てきます。こちらを使って作業を行います。

 

このフィールド内の下側に「フィルター」・「列」・「行」・「値」という4つの枠があります。目的によりこの項目を使い分けて作業していきます。

 

フィルター:項目ごとにフィルターを作成すると、項目ごとに集計ができるようになります。

:横(列)方向に集計結果を出したいときに使用します。

:縦(行)方向に集計結果を出したいときに使用します。

:数字や文字データの集計が行えます。(集計するものが数字の場合は、合計や平均、最大値も求めることができます)

 

使い方は簡単。ピボットテーブルのフィールドの中にある項目名を、フィルターなど使用したいそれぞれの枠の中にドラッグするだけです。

これだけで簡単に集計ができてしまいます。

 

 

例えば、月ごとに各支店の売り上げを確認したい場合は、横に支店名が入るよう項目を選択し「列」にドラッグします。また、縦に月ごとの売り上げが入るよう項目を「行」にドラッグします。

それだけで、支店ごとの月の売り上げが一目でわかるようになります。

ピボットテーブルがきっかけでExcelをもっと活用できるかも?


データを集計して資料を作らなくてはいけないとき、Excelの機能を知らなかったり、機能は知っていても使い方が分からず、結局時間をかけて手作業でデータを処理してしまう…なんてこともありますよね。

そんなとき、ぜひピボットテーブルを使ってみてください。

 

今回ご紹介したのは、ピボットテーブルのごく基本的な操作のみ。集計する項目や表示方法をカスタマイズすれば、さらに効果的に活用することも可能です。

 

また、Excelはピボットテーブル以外にもさまざまな機能を持っています。ピボットテーブルでの作業に慣れたら、ぜひ他の機能も使ってみてくださいね!

 

ライター/佐藤仁美

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