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仕事上、分からないことを上手く質問するには?質問力を高めるための4つのコツ

仕事

2019.06.12

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仕事で分からないことにぶつかってしまったら、上司や先輩への質問が必須です。とはいえ日々忙しそうにしている相手に、分からないことを聞きに行くのは……ちょっとハードルが高い!なんて感じている方はいませんか?

相手をイラッとさせないために知っておきたい、上手な質問をするためのコツについて紹介します。


■「聞きたいこと」を整理しよう

質問で相手をイラッとさせないためには、マナーを守って問いかけることが大切です。上司や先輩にとって、仕事がわからない部下や後輩を放置することは、大きなリスクです。もしもわからないことを抱えているのであれば、できるだけ早いタイミングで聞いて欲しい!と思っている方も多いことでしょう。

しかしいざ実際に部下や後輩が質問にやってきたときに、いったい何が聞きたいのか分からないような状態では、答える側も困ってしまいます。時間がないときには、思わずイラッとしてしまうかもしれませんね。

質問をする側としては、「分からないことはとにかくなんでも聞けば良い」と考えるのは危険です。分からないことは当然聞かなければいけませんが、まずは「自分が何を分かっていないのか」という点について整理しましょう。

同じAという仕事に関する質問であっても、具体的な手順が分からないのか、仕事の内容が分からないのかでは、質問の意図は全く異なってきます。自分が聞きたいことを、相手が確実に答えられるよう、工夫をしましょう。

・Aの仕事についてですが、段取りはこのように考えています。問題はありますか?
・Aの仕事の資料を頂いたのですが、この部分が理解できません。
・Aの仕事の具体的な手順について、教えてください。

これらの質問文を選べば、ただ単純に「Aという仕事が分かりません」と伝えるよりも、ずっと丁寧な印象になります。上司としても部下の仕事の進捗状況を把握しやすくなりますし、答えるべき内容で悩むこともありません。


■質問のタイミングは見計らって

自分が分からないことを教えてもらえる質問の機会は、自分自身を成長させるチャンスでもあります。せっかくのチャンスを無駄なものにしないためには、質問する相手にも、ある程度余裕をもって対応してもらう必要があるでしょう。

「分からないことがあるから」というだけで、相手の状況を考えず、突撃するのはオススメできません。相手の気分を害する可能性があるほか、丁寧な対応を期待できない可能性も高いです。

外出前や会議前など、相手が忙しそうなタイミングは、できるだけ避けるようにしましょう。

相手にとって余裕がありそうなタイミングを狙うのがオススメですが、「常に忙しそう」という場合にはアポ取りをしましょう。「Aの仕事の流れについて、質問があります。10分ほどお時間をとっていただきたいのですが、何時ごろならご都合がよろしいでしょうか」と聞けば、相手の方から時間を指定してくれるでしょう。

質問をして相手が答えるということは、相手に時間を使ってもらうということでもあります。当たり前と思うのではなく、感謝の気持ちを持つと共に、相手に対する配慮を忘れないようにしてください。

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■もらった回答は、確実に理解する

質問をして、上司や先輩に答えてもらったら、次はその答えを確実に理解する必要があります。分からないことを質問するのは当たり前のことですが、何度も同じ質問をされて、良い気分になる人はいません。一度質問したときには、その答えをしっかりと記憶しておきましょう。

もちろん質問と回答の内容によっては、その場ですぐに100%理解をすることが難しいこともあるかもしれません。この場合、やってはいけないのが「なんとなく理解できたふりをする」ということです。分かったふりだけをしても、近い将来、必ずまた分からないことが出てきます。あとで同じ質問をすることにならないよう、一度でしっかりと理解できるよう努力しましょう。

質問の回答が複雑であれば、メモをとるなどの工夫も必要となるでしょう。また自分の言葉で置き換えて伝え、その理解であっているかどうか、確認してもらうのもオススメの方法です。


■追加の質問も積極的に活用しよう

分からないことを質問するということは、周囲の人とのコミュニケーションでもあります。質問をして理解を深めれば深めるほど、関係性もより深まっていくでしょう。

もしも相手に時間の余裕がありそうならば、本来自分が聞きたかったことにプラスして、追加の質問をしてみるのもオススメの方法です。「Aについては分かりました。では、Bについてはどうなるのでしょうか?」などと、関連した質問をつなげていくことで、仕事における理解も深まっていくはずです。

周囲の人とのコミュニケーションが苦手……と思う場合でも、質問を使えば、意外と話が弾むもの。自分自身を成長させるためにも、ぜひ意識してみてください。


■まとめ

世の中には、他者に質問するのが上手な人もいれば、そうではない人もいます。仕事を上手にこなし、成功する可能性が高いのは、前者の方だと言えそうですね。

たとえ今「質問力に自信がない……」と感じていても、大丈夫です。質問を繰り返せば繰り返すほど、質問力はアップしていきます。今回紹介したコツも守りながら、ぜひ質問を通して、心地よいコミュニケーションを楽しんでみてください。

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