2019.06.05

ビジネスメールの基本マナーとは?

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今やビジネスシーンに欠かすことのできないメールという連絡ツール。相手の都合に合わせず送れる、同時多数に連絡できるなど、多くのメリットがあります。
しかし、ビジネスメールには、プライベートなものとは違い、きちんとしたマナーがあることをご存じですか?今回はいまさら人には聞けない、ビジネスメールのマナーについてご紹介します。


<1.ビジネスメールの使い方>

ビジネスシーンに今や欠かせない、メールという連絡ツール。相手が不在でも都合が空いていなくても送ることができるし、文書が残るので電話と違って「言った」「言わない」というトラブルも起こりにくいし、そして何より同時に何人もの相手に送ることのできる一斉メールは、大幅な時間と労力の節約になるし…と、メールをビジネスにフル活用している方も多いでしょう。

しかし、ビジネスメールに関して、きちんと書き方を教わった人って、なかなかいないのではないでしょうか。
上司や先輩からひな型をもらって、適当に修正して、何気なく送っている人がほとんどではないですか?
ひょっとしたらそのビジネスメールで、あなたは何気なく相手に失礼なことをしているかも知れません。
ビジネスメールのマナーについて、ここでしっかりと確認しておきましょう。

まず、最初に考えて欲しいのは、「ビジネスメールの使い方」について。
確かにメールはこちら側(送る方)にはとても便利です、しかし相手にとってはどうでしょう。

・急ぎの要件には使わない。
相手に今すぐ連絡しないといけない、そんな時にメールを使うのは危険です。
こちらがいつでも送れる権利があるように、相手にもいつ見てもいい権利があり、人によってはすぐに見てくれない可能性があるからです。急ぎの要件は必ず電話で相手に伝えましょう。
・重要な要件は電話でも確認する。
長い話を電話でするより、メールで送った方が簡潔ですし、時間も短くて済みますが、それが重要なメールである場合、相手が見落とす可能性を考えて「今メールを送りました」「メールを送りますので確認してください」と電話で一報を入れておきましょう。
・複雑なメールは電話で解説する。
時には契約内容など、長くて複雑な要件についてのメールを送ることもあるでしょう。その場合は、相手がメールを受け取ったあと、内容に補足する形で電話をしておくと、長いメールのどこを相手が読めばいいかを伝えられますし、内容を誤解されることも防げます。
何でもメールで!が許されるのはプライベートな場合だけです。

佐藤 仁美

佐藤仁美です。
仕事をしながら子育て中です。日常にある疑問や発見を調べて解決して、記事にまとめています。