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これだけは押さえておきたいビジネスマナー

仕事

2019.06.04

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新入社員であれば、研修などで1から教えてもらえるビジネスマナー。しかし、転職や復職などの場合、研修もなく、年齢的にも「知っていて当たり前」とだんだん聞きにくくなりますよね。
そんなビジネスマナーの基礎の基礎をご紹介します。言葉遣いや電話、名刺交換など、ここでこっそり復習して、周りの人に「できる人」認定してもらいましょう。


<1.言葉遣いの基礎>

ビジネスの世界では、上下関係がすべての言動を左右します。
言葉も同じこと。自分(もしくは会社)から見て目上の立場の人なのかどうか、この判断さえ誤らなければ、大抵のことはうまくいきます。
目上の人のことを話すときには尊敬語、目上の人に自分のことを話すときには「謙譲語」を使います。
例えば「言う」という言葉は、上司がしゃべる時は「~とおっしゃる」、自分が上司にしゃべる時は「~と申します」と、同じ意味でも言葉は変わります。
また、「です・ます」を語尾につける「丁寧語」を使うのも基本です。
これをふまえた上で、ビジネスのOKワード、NGワードをご紹介します。

お礼を言う時:
OKワード「ありがとうございます」 NGワード:「すみません」
→ネガティブワードである「すみません」は使わない方が無難です。

理解したことを伝える時:
OKワード「かしこまりました・承知しました」 NGワード:「了解です」
→「了解です」は目上の人が、目下の人に対して使う言葉です。

相手の苦労をねぎらう時:
OKワード:「お疲れさまです」 NGワード:「ご苦労さまです」
→「ご苦労さま」は目上の人が、目下の人に対して使う言葉です。

他には、何かをお願いしたり、尋ねたりする時には
「恐れ入りますが」「お手数ですが」
話を始める時には
「いつもお世話になっております」
などを付け加えることで、相手に好印象を与えることができます。
さらに、自分のことは男性であっても「私」という一人称を使うようにすれば、より完ぺきです。


<2.電話の受け答えの基礎>

スマホ全盛期のこの時代、プッシュボタンのたくさんついた固定電話など、出たことがない、という人もいるでしょう。
電話は、相手の顔が見えないだけに、より正しい対応が要求されます。
では、一般的なビジネス電話の受ける際の注意点をご紹介します。

・電話は3コール(呼び出し音3回)以内に取る、もし無理だった場合は「大変お待たせ致しました」と一言付け加える。
・最初の言葉は「もしもし」ではなく「お電話ありがとうございます」その後会社名などを答える。
・通話の内容は電話を受けながらメモに取り、話が終わったら要点を復唱して相手に確認を取る。
・明るく大きな声で、はきはきとしゃべる。
・電話を切る順番は「かけた相手」から。
・こちらが電話を先に切る際は、受話器を音が立たないようそっと置くか、手でフックを押して切る。

常に受話器の向こうにいる相手のことを考えて、丁寧に話すことを心がけましょう。

 

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<3.名刺交換の基礎>

名刺交換といえば、日本のビジネスマンの挨拶の基本です。
スマートに名刺交換ができたら、相手に好印象を与えられますよね。
では、名刺交換の仕方をご紹介します。
その前に、名刺入れや名刺が汚れていたり、折れていたりしていないかどうかを確認してくださいね。
折れたり、汚れたりした名刺は相手に対してとても失礼に当たります。

1.名刺入れから名刺を取り出す。
2.名刺を名刺入れの上に置き、重ねて持つ。
3.自己紹介をする。
4.右手で名刺を渡し、左手で名刺を受け取る。
名刺を渡す時は、相手の方に字が読めるよう向きを変えて差し出します。また名刺入れは左手に持ち、名刺入れの上に重ねるように受けましょう。
5.「よろしくお願いします」などとあいさつを交わす。
この時、相手の名前の読み方を確認するのもOKです。
6.応接室や会議室などで、席に着く場合は、机の上に名刺入れ、その上に頂いた名刺を置いておく。

名刺を渡すタイミングや注意点は以下の通りです。

・上司の名刺交換が終わってから行う。
・目下の者から名刺を差し出す。
・訪問者から名刺を差し出す。

名刺を渡す際、目下の者は下から渡すというルールがありますが、下げ過ぎると名刺が受け取りにくいので、位置を下げ過ぎないようにしましょう。
最初は戸惑うこともあるかも知れませんが、例えば家族や友人相手に練習すれば、すぐに慣れてできるようになりますよ。


<4.身だしなみの基礎>

近年はクールビズの導入や、スーツ・制服などの廃止を掲げている会社も多くなっていますので、昔に比べると服装や髪形はかなり自由になってきています。
しかし、まだスーツ着用を義務づけている会社の方が多いでしょうし、社会人として「なっていない」と思われないように、最低限の身だしなみはビジネスマナーとして守るようにするべきです。
どれもそんなに難しいことではありませんし、相手に好印象を持ってもらえますので、ぜひ実行してみてください。

髪型:清潔であることが第一です。寝ぐせなどはできる限り直しましょう。
服装:スーツやブラウスなどは、しわのないものを着用しましょう。最近はノーアイロンシャツも手ごろな値段で販売されていますので、忙しい方は活用してください。スカートは極端に長い、短いものは避け、ひざ丈程度のオーソドックスなものをチョイスするのがベストです。ネクタイをする場合は、曲がっていないかどうかを鏡で確認しましょう。スカーフ等も同様です。
靴:意外に足元は人に見られます。靴の値段よりもきちんと手入れされているかがポイントです。泥はねやホコリなどは磨いて取っておきましょう。
顔周り:男性のひげは、きちんと手入れされたものならともかく、無精ひげは絶対にNGです。きちんと剃っておきましょう。女性の場合、お化粧はナチュラルメイクを心がけましょう。一目でわかるカラーコンタクトや濃いメイクは、ファッション業界ならOKかもしれませんが、一般的な業種では厳しい評価を受けても仕方ありません。個性を出すならあくまでプライベートで楽しむのが「できる女」です。

ビジネスマナーは、多くの人と気持ちよく仕事を進めるための礼儀であり、知っておくことで相手の信用を勝ち取り、次の仕事へのきっかけになる場合もあります。みなさんの活躍を期待しています。

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