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エクセル関数を上手に活用!時短ワークを実践しよう

仕事

2019.06.02

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仕事でエクセルを使うのであれば、ぜひ頭に入れておきたいのがエクセル関数に関する知識です。

「なんとなく難しそう……」というイメージを抱く方も多いかもしれませんが、覚えてしまえば意外と簡単! ラクラク操作で複雑な仕事もあっという間に完了できます。

エクセル関数の中でも簡単に扱え、また使用頻度が高いものを紹介していきます。自身の仕事の内容に合わせて、身近なものから取り入れてみてくださいね。

■SUM関数

エクセルで使用する関数の中でも、非常に身近なのがSUM関数です。表に入力されている数値の中から範囲を指定し、その部分の合計値を求めるための関数となります。

SUM関数を使う場合には、「=SUM(A1:A3)」などの形で、合計したいセルの範囲を指定します。

この場合は、A1からA3までのセルの合計値を求めることになります。カッコ内の数字をコンマで区切って並べることで、離れた場所のセルを合計させるほか、直接数値を入力して反映させることも可能です。

エクセル関数の中でも使用頻度が高いSUM関数は、リボンメニューの「オートSUM」をクリックすることでも使えます。

難しい知識は不要なので、関数初心者にもオススメです。

■COUNTIF関数

ビジネスでエクセルを使う場合、「条件に合ったセルのみ数えたい」ということもあるでしょう。たとえば「売上高が平均値を超えた人の数」や「焼肉弁当を選んだ人の数」を知りたい場面で、活用できるのがCOUNTIF関数です。

「COUNT」と「IF」という二つの単語から名付けられていることからもわかるとおり、ずらりと並んだ情報の中から、指定条件に当てはまるものだけをカウントしてくれます。

「=COUNTIF(A1:A10,”>3″)」のように、カッコ内にまず、検索を行う範囲を入力し、その後の部分で条件を指定します。

先ほどの例では、「3よりも大きい数」だけを数えてくれます。数字以外にも、”焼肉弁当”といった要領で、文字条件で絞り込むことも可能です。

「数えるだけなら自分でもできる!」と思いがちですが、数が多くなれば時間も手間もかかりますし、ミスも発生しやすくなります。ぜひエクセル関数を活用してみてください。

■SUMIF関数

SUMIF関数は、条件を指定して一致するセルを検索し、その数値を合計できるエクセル関数です。

エクセルにまとめられた来場者の中から、特定の条件に合わせて人数をはじき出したり、それぞれの注文状況に合わせて、品目別の合計金額を求めたりすることができます。

SUMIF関数は「=SUMIF(A1:A100,”<=500″,E1:E100)」のように使います。

カッコ内で初めに指定するのは、検索範囲です。次に指定するのは検索する条件で、最後に合計範囲を指定します。

先ほどの例では、A1からA100までのセルで500以下のみを絞り込み、E1からE100までに入力されている数字の合計値を求めてくれます。

少し複雑にはなりますが、売上データや注文書を、特定の条件に合わせて計算したいときに便利な関数です。

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■SUBTOTAL関数

さまざまな集計値を求めたいときには、SUBTOTAL関数を利用しましょう。エクセルから小計を除いて集計値を出す場合、SUM関数では時間がかかってしまいます。このような場面で使えるのが、SUBTOTAL関数です。

SUBTOTAL関数においては、指定した範囲内の数字を、指定された計算方法に従って集計してくれます。集計方法には、

1 平均値を求める
2 数値の個数を求める
3 データの個数を求める
4 最大値を求める
5 最小値を求める
6 積を求める
7 不偏標準偏差を求める
8 標本標準偏差を求める
9 合計値を求める

といった種類があります。「9」の合計値を求める指示を入れることで、小計を除いた数値を入力してくれます。

SUBTOTAL関数は、「=SUBTOTAL(9,C3:C10)」のように入力します。

カッコ内の最初で計算の種類を指示して、その後に希望範囲を入力すればOKです。

セルの途中で小計を挟んでいる場合においても、そのほかのSUBTOTAL関数が使われているセルは除外して計算を行ってくれます。

見やすいデータ作りには、小計の記入が非常に重要ですが、関数を使って計算をする場合、それらの数値が邪魔になってしまうケースもあります。SUBTOTAL関数を使えば、そうした問題もクリアできます。

■RANDBETWEEN関数

表内にランダムな数値を配置したいと思ったときに、使えるのがRANDBETWEEN関数です。自分でランダムな数字を配置しようと思っても、意志が働いてしまうケースは少なくありません。この関数を使えば、簡単に作業を完了できます。

RANDBETWEEN関数は非常にシンプルで「=RANDBETWEEN(1,100)」のように、カッコ内で最低値と最大値を指定すればOKです。

あとは指定したセルに、ランダムな数字を配置してくれます。

順番決めやグループ決めなどで役立ってくれることでしょう。

■まとめ

今回は、仕事をもっと効率化できる、エクセル関数について紹介しました。「なんとなく難しそう」と感じるのは、実は最初だけ。自分にとって必要な関数を、一つずつ確実に身につけていくことで、抵抗感は薄れるはずです。

仕事の時短につながりますから、「もう関数が手放せない!」なんて思う日も、そう遠くはないでしょう。

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