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催促メールで相手を怒らせるのはこんな人!「タイミングの悪さだけじゃない」

仕事

2021.01.21

仕事を進めるために、重要な役割である“クライアントとのやり取り”。すぐに返信をもらえる時もあれば、なかなか返事がこないこともありますよね。先日、ネット上では「催促メールを送る適切なタイミングがわからない」というお悩みが話題になりました。

クライアントを煽りたくないのが本音…

催促メールに関する悩みをつぶやいたのは、事務員として働く女性のAさん。“メールを送るタイミングがわからない”理由を見ていくと、「クライアントを煽るのは失礼だと思うので、納期ギリギリまで返信を待ってしまう」「しかし返事をもらうのが遅いと、周りにも迷惑がかかる。クライアントを不快にさせないためには、どのタイミングで送るべきなのか…」とコメントしています。

 

彼女のように“催促メールのタイミング”で頭を悩ます人は多く、「いつメールを送ればいいかわからず後回しにしがち」「印象が悪くなりそうだから催促メールを送りたくない」などの声が続出。相手の状況を考えすぎることが原因で、“催促するタイミング”を見失ってしまうのかもしれません。

メールの内容も気にするべき!?

一方で、「深く考えずに返信がほしい時に催促メールを送る」という人も。「相手の返答は1~2日ほど待てば催促してもOK」「できれば午前中に催促したい。クライアントに時間の余裕を与えるのも大切」といったアドバイスが見られます。

 

なかには「送るタイミングだけでなく、メールの内容も気にするべき」とのコメントも。メール作成時のポイントとして、「件名はひと目でわかる内容に(より具体的に書く)。後は用件と返事がほしい期限(理由も添える)を明記しましょう」「感情的にならず、下手に出るくらいのイメージで文章を書くべき」などがあげられていました。

 

また、返事がこないのは“クライアントが忘れている”と考えがちですが、一概にそうとは言い切れないという指摘も見られます。「質問の内容が広すぎると、返答に困る場合もある。催促メールを送る時は、選択肢を示すのがおすすめ」「たとえば『打ち合わせは来週の〇曜日で~』『2つの提案ならどちらが~』と書くといい」といった意見が寄せられていました。

 

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