■計画に対しての実績を振り返る

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計画を立てただけでは何の意味もありません。むしろ計画を立てるために費やした時間が無駄になってしまいます。そこで、計画に対しての実績を振り返る必要があるのです。 まず、計画通りに進んでいるかどうか。また、目標はぶれていないか。他にも、時間配分は現在のままでよいかどうかといった振り返りを行う必要があります。予定通りに進んでいるのであれば、そのままで構いません。遅れている場合、スケジュールの調整が必要となります。目標を再設定しなおすこともあれば、目標に変更ができない場合は、人員を増やす。また、内容を変更するといった、スケジュールの調整が必要となってきます。 この振り返りを行うことで、スケジュールの最終段階であわてることがなくなります。最終段階になってからの調整はかなり難しくなるので、スケジュールの途中段階で振り返りを行うことで、調整はしやすくなるのです。

■まとめて処理したり、他人に任せることを考える

タイムマネジメントは、優先度のより高い業務を中心に時間を使用するのですが、だからといって、優先順位の低い業務を放置してしまうことはできません。優先度の低いものであっても業務には違いはなく、やらなければならないことですよね。 こういった場合、スケジュールの調整の中で、まとめて処理をできる時間を設けておき、優先度の低い業務を行うのです。こうすることで、全ての業務をバランスよく進めることができるのです。また、それらの業務を人に任せるという方法もあります。自分がやらなくてもよいものに関してはアウトソーシングを活用するということも考えられます。その際はコストとのバランスも考える必要があります。

■まとめ

タイムマネジメントは限られた時間の中で効率よく行動をするための手法です。そのコツをいくつか紹介しました。業務によっては違いもありますが、基本的な考え方は変わりません。 まずは、時間を有効に使う方法を考えてみることが重要ですね。