2019.03.26

仕事のタイムマネジメント力をグンと向上させるコツ

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人間はひとそれぞれで違いがあります。それが個性なのですが、これだけはどうやってもみんなが同じというものがあります。職場の上司、部下、先輩、後輩関係なく、時間だけはみんなが同じなのです。1日が24時間であるということは、誰にとっても同じですよね。

ですから、同じ時間をいかに効率よく有効に活用できるかで大きく違ってくるのです。同じ時間でも効率よく業務に取り組めば、生産性も向上することになるのです。

■タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントというのは、同じ時間でもその使い方を改善することによってより高い生産性を発揮することになります。簡単に言えば、1時間に10のことができていた場合、その時間の使い方の効率をよくすることで、1時間に20できるようにすることです。また、1時間に10できていたのであれば、それより短い時間である30分や40分で10できるようにすることなのです。

これは仕事をする上でとても重要な課題でもあり、常に要求されている時間管理の方法となります。1日1~2時間毎日残業をしていたのであれば、タイムマネジメントで効率がよく作業ができるようになれば残業0にするといったことも可能ですよね。

実際にはタイム、つまり、時間をマネジメントしているわけではありません。時間はどうやっても変えることができませんから、その時間の中でいかに行動するかといった行動をマネジメントする考え方なのです。

タイムマネジメントは限られた時間の中でいかに効率よく行動するかという考え方なのですが、それを実践するにはいくつかのパターンがあります。そのパターンを知っていれば、効率のよい行動ができるようになるはずです。

■優先順位を決める

優先順位を設定して、その優先順位の高いものから時間を使うということです。仕事は全てが同じというわけではありません。優先順位の高いものもあればそうでないものもあります。仕事をする時点で優先順位の低いものに時間をかけてしまうと効率は悪くなってしまいます。そこで、優先順位の高いものにより多くの時間を使う必要があるのです。

優先順位を決めるのには、まず、やることの一覧を作ります。ToDoリストと呼ばれるものです。その中から、高・中・低くらいで優先度を設定します。その高のなかでも順位を決め、より優先度の高いものに時間を割くようにすることで、限りのある時間を有効に活用できるのようになります。

■目標を決める

それぞれの優先順位が決まったら、それをどこまでやるかというのも大切です。優先順位の高い業務をどこまでにやるかということを決める必要があります。いつまでに終わらせる。といった目標を決める必要があります。タイムマネジメント行う場合、何をいつまでにするかというのが基本となります。

目標が決まると、それを細かいレベルに分けることになります。業務を小さなタスクに分けるとこで、月単位、週単位、また日単位の行動計画を作成することができるようになります。あとは、それぞれのタスクに合わせて何を行うかという行動のプランを立てることになります。こうすることで業務の流れをタイムスケジュールに乗せて管理することが可能になるのです。

佐藤 仁美

佐藤仁美です。
仕事をしながら子育て中です。日常にある疑問や発見を調べて解決して、記事にまとめています。