注目のキーワード

注目のキーワード
コピーしました
お使いの端末は
この機能に対応していません

仕事のタイムマネジメント力をグンと向上させるコツ

仕事

2019.03.26

68-1

人間はひとそれぞれで違いがあります。それが個性なのですが、これだけはどうやってもみんなが同じというものがあります。職場の上司、部下、先輩、後輩関係なく、時間だけはみんなが同じなのです。1日が24時間であるということは、誰にとっても同じですよね。

ですから、同じ時間をいかに効率よく有効に活用できるかで大きく違ってくるのです。同じ時間でも効率よく業務に取り組めば、生産性も向上することになるのです。

■タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントというのは、同じ時間でもその使い方を改善することによってより高い生産性を発揮することになります。簡単に言えば、1時間に10のことができていた場合、その時間の使い方の効率をよくすることで、1時間に20できるようにすることです。また、1時間に10できていたのであれば、それより短い時間である30分や40分で10できるようにすることなのです。

これは仕事をする上でとても重要な課題でもあり、常に要求されている時間管理の方法となります。1日1~2時間毎日残業をしていたのであれば、タイムマネジメントで効率がよく作業ができるようになれば残業0にするといったことも可能ですよね。

実際にはタイム、つまり、時間をマネジメントしているわけではありません。時間はどうやっても変えることができませんから、その時間の中でいかに行動するかといった行動をマネジメントする考え方なのです。

タイムマネジメントは限られた時間の中でいかに効率よく行動するかという考え方なのですが、それを実践するにはいくつかのパターンがあります。そのパターンを知っていれば、効率のよい行動ができるようになるはずです。

■優先順位を決める

優先順位を設定して、その優先順位の高いものから時間を使うということです。仕事は全てが同じというわけではありません。優先順位の高いものもあればそうでないものもあります。仕事をする時点で優先順位の低いものに時間をかけてしまうと効率は悪くなってしまいます。そこで、優先順位の高いものにより多くの時間を使う必要があるのです。

優先順位を決めるのには、まず、やることの一覧を作ります。ToDoリストと呼ばれるものです。その中から、高・中・低くらいで優先度を設定します。その高のなかでも順位を決め、より優先度の高いものに時間を割くようにすることで、限りのある時間を有効に活用できるのようになります。

■目標を決める

それぞれの優先順位が決まったら、それをどこまでやるかというのも大切です。優先順位の高い業務をどこまでにやるかということを決める必要があります。いつまでに終わらせる。といった目標を決める必要があります。タイムマネジメント行う場合、何をいつまでにするかというのが基本となります。

目標が決まると、それを細かいレベルに分けることになります。業務を小さなタスクに分けるとこで、月単位、週単位、また日単位の行動計画を作成することができるようになります。あとは、それぞれのタスクに合わせて何を行うかという行動のプランを立てることになります。こうすることで業務の流れをタイムスケジュールに乗せて管理することが可能になるのです。

■計画に対しての実績を振り返る

68-2

計画を立てただけでは何の意味もありません。むしろ計画を立てるために費やした時間が無駄になってしまいます。そこで、計画に対しての実績を振り返る必要があるのです。

まず、計画通りに進んでいるかどうか。また、目標はぶれていないか。他にも、時間配分は現在のままでよいかどうかといった振り返りを行う必要があります。予定通りに進んでいるのであれば、そのままで構いません。遅れている場合、スケジュールの調整が必要となります。目標を再設定しなおすこともあれば、目標に変更ができない場合は、人員を増やす。また、内容を変更するといった、スケジュールの調整が必要となってきます。

この振り返りを行うことで、スケジュールの最終段階であわてることがなくなります。最終段階になってからの調整はかなり難しくなるので、スケジュールの途中段階で振り返りを行うことで、調整はしやすくなるのです。

■まとめて処理したり、他人に任せることを考える

タイムマネジメントは、優先度のより高い業務を中心に時間を使用するのですが、だからといって、優先順位の低い業務を放置してしまうことはできません。優先度の低いものであっても業務には違いはなく、やらなければならないことですよね。

こういった場合、スケジュールの調整の中で、まとめて処理をできる時間を設けておき、優先度の低い業務を行うのです。こうすることで、全ての業務をバランスよく進めることができるのです。また、それらの業務を人に任せるという方法もあります。自分がやらなくてもよいものに関してはアウトソーシングを活用するということも考えられます。その際はコストとのバランスも考える必要があります。

■まとめ

タイムマネジメントは限られた時間の中で効率よく行動をするための手法です。そのコツをいくつか紹介しました。業務によっては違いもありますが、基本的な考え方は変わりません。

まずは、時間を有効に使う方法を考えてみることが重要ですね。

あなたにオススメの記事

仕事テーマ : 【仕事術】その他の記事

仕事術
もっと見る